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7 dicas incríveis para organizar arquivos e documentos na sua empresa

20/02/2019

Mudando um pouquinho de estratégia e com o objetivo de entregar um conteúdo relevante, atraente e preciso, nós, da Acervo, pensamos em redigir um artigo leve, prático e preciso em suas informações.

Por isso, nada de “firulas”! Go ahead!

Vamos aos fatos. Gastamos - por vezes - minutos preciosos do nosso combalido tempo dentro da empresa à procura de documentos e arquivos. Na maior parte das vezes, esse tempo é perdido por falta de organização e gestão adequada do fluxo de trabalho.

Um ponto que precisa ser considerado: empresas competitivas e vitoriosas não perdem tempo com desorganização documental ou tudo o que ela possa ocasionar. Empresas líderes em seus setores administram muito bem suas rotinas administrativas, pois sabem que perdas ou extravios de documentos e arquivos - implicam em: quedas de desempenho e eficiência de rotinas e operações, prejuízos financeiro, fiscal e trabalhista - e enfraquecimento de marca e redução da fatia de mercado.

Segundo pesquisa realizada pela Association for Information and Image Management - AIIM (2015), 40% das empresas ainda mantinham em seus arquivos documentos em papel.

Outro dado assustador, conforme a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores destinam em média quatro semanas por ano apenas para procurar e coletar informações. A justificativa chega a ser pior, a alegação é de inadequação ou desorganização do acervo documental.

Resumindo: dos 12 meses do ano, um é para busca de informações. Ou seja, nos deparamos com 30 dias onde nada é produzido. Já parou para pensar o quão tal “desperdício de força de trabalho” soa mal aos ouvidos do empreendedor, empresário, CEO, etc.?

Terrível, não?! Hmmm…

Calma que não acabou!

Ainda segundo a ABGD, quando trazemos os impactos do tempo gasto com a busca por documentos e arquivos perdidos dentro de uma empresa para uma análise crítica, os números são ainda mais estarrecedores. A média de tempo despendido por expediente trabalhado é de 2 horas.

O mais grave de tudo - a cada 12 segundos, um documento é perdido ou extraviado nas organizações.

Tudo isso é muito grave, não acha?! Todos nós sabemos que sim. Mas, se a sua empresa contar com um planejamento adequado em gestão de documentos - um suporte profissional e competente para a guarda e organização de arquivos - nada mais disso acontecerá.

Por esses e outros motivos, a classificação de arquivos e documentos deve obedecer a normas e padrões rígidos - objetivando clareza e uniformidade - de modo que a gestão de documentos apresente para todos os seus usuários uma matriz lógica de busca e localização.


A Acervo, a partir de agora, apresenta - 7 Amazing Tips for Your Business

7 dicas incríveis para a sua empresa

 

 

1- Cumprimento de leis e normas

Segundo o Art. 3º da Lei 8.159/91 (Conselho Nacional de Arquivos  - CONARQ / Ministério da Justiça e Segurança Pública), “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Partindo do pressuposto acima - e o que sempre frisamos em nossos conteúdos (“empresas só existem porque possuem documentos”) - a primeira dica está balizada no cumprimento legal do que estabelece a lei, acima mencionada, para gestão de documentos.

O que define sociedade e inter-relação entre pessoas e empresas - é o cumprimento constitucional das leis.

2- Nomenclatura e padronização de arquivos

Em conteúdos anteriores, abordamos práticas de gestão de documentos e arquivos digitais, onde, dentre elas, aprendemos que gestores e colaboradores dos mais diferentes perfis de empresa devem seguir critérios e padrões quando da classificação e nomeação de arquivos.

Dessa forma, a busca e localização de documentos quando necessário acontecerão com agilidade e precisão. A utilização de nomenclaturas curtas e a padronização de procedimentos permitem que qualquer colaborador localize um arquivo sem dificuldades ou sujeitos a retrabalho no processo.

3- Acervo CloudFile

O Acervo CloudFile é ideal para empresas de todos os tamanhos e segmentos, que movimentam grande volume de arquivos e documentos. Além disso, armazenar arquivos e documentos em nuvem impacta diretamente no clima organizacional, melhorando a inter-relação entre colaboradores, otimizando e possibilitando a entrega de melhores resultados e fomentando a cultura digital nas organizações.

4- Categorização de pastas e subpastas

Novamente, também abordado em conteúdo anterior, categorizar pastas e diferenciá-las umas das outras - por assuntos, clientes, colaboradores, departamentos, etc. - também é uma das formas de organizar documentos em processos de arquivamento e gestão.

Podemos citar, por exemplo, a organização de pastas por clientes. Criamos uma pasta para cada cliente da empresa e, dentro dela, inserimos subpastas relativas aos processos do respectivo cliente.

Com essa técnica, simples e objetiva, evitamos equívocos e documentos misturados quando de uma busca a posteriori.

5- Digitalização de arquivos, “papel nunca mais”!
Sempre que puder, digitalize seus arquivos. Sabemos que com o tempo, o acúmulo de papel em empresas que ainda não migraram sua gestão para processos automatizados é enorme e inevitável - o que contribui, na maioria das vezes, com perda, extravio e deterioração de documentos.

Os benefícios da digitalização de documentos são inúmeros, como: produção de cópias mais seguras, redução de custos com manutenção de espaço físico para a guarda e acondicionamento, maior desempenho e eficiência na busca e localização de arquivos e menor tempo perdido para a tomada de decisão - os documentos podem ser acessados remotamente.

6- Indexação

Sempre que atribuímos um índice de indexação - uma raiz lógica para buscas precisas - melhoramos a organização de documentos e arquivos na empresa. A partir dessa convergência, os colaboradores da empresa encontrarão com maior facilidade documentos e arquivos.

Vamos lá, passo a passo!

Nomeamos os arquivos com o nome de cada cliente da empresa. Dentro de cada arquivo - criamos pastas para cada uma de suas operações e, por fim, escolhemos o formato de indexação que melhor se adequar às necessidades do cliente. A rigor, um dos formatos mais utilizados é o alfanumérico, que consiste em uma legenda com letras e números indicando o conteúdo da pasta.

7- Prazo de validade

Segundo ainda o CONARQ, os documentos são classificados levando em consideração o tempo legal de guarda e armazenamento - tabela de temporalidade. Como o tempo de vida útil dos documentos varia conforme a legislação pertinente, precisamos observar com atenção o prazo de validade - caso a caso.

Alguns documentos exigem preservação por tempo determinado; já outros, requerem guarda permanente. Para não perdermos os tempos legais de arquivamento para cada tipo de documento, recorremos a tabela de temporalidade.

Que conteúdo bacana, né?! Temos certeza que você e sua empresa, a partir de agora, começarão a pensar nas melhores práticas de mercado quando o assunto for organização, gestão e guarda de documentos.


Fique tranquilo! A Acervo, empresa líder no mercado catarinense, está aqui para ajudá-lo a transformar a gestão de documentos da sua empresa em referência no segmento onde atua. Queremos participar do seu sucesso, da sua vitória! Entre já em contato conosco!

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