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8 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais

12/12/2018

 

 

Em dias atuais [hoje mesmo], não existe - para empresas realmente competitivas em seus nichos de mercado - a menor possibilidade de conceber sistemas de gestão de documentos baseados somente em pilhas de papel. Isso é atraso, ineficiência e amadorismo.

Buscamos cada vez mais formas de controle eficientes que impactem diretamente sobre os resultados da organização. Essas formas passam, necessariamente, pela tecnologia da informação (TI). As empresas pensam em soluções inovadoras onde documentos eletrônicos e digitalizados são os protagonistas.

O grande objetivo de tudo isso que sempre abordamos é oferecer as melhores ferramentas tecnológicas para que você e sua empresa não sejam reféns de burocracia e papéis espalhados por todos os cantos, mas sim, tenham melhores resultados: aumentando o desempenho nos processos e melhorando a eficiência nos fluxos de trabalho.


Então, que práticas devemos adotar para termos uma gestão de documentos eficiente?

Não conhece? A Acervo diz para você!


1- Pastas e subpastas

Essa é a maneira clássica de catalogar e organizar documentos de clientes da empresa. As pastas são obviedades. Cada cliente deverá ter a sua própria pasta a fim de ser rapidamente localizado. Temporalidade, grupos de assuntos e contratos são algumas das divisões possíveis para que as pastas de cada cliente sejam alocadas - a rigor, em ordem alfabética.

Em cada pasta existem especificidades, o que chamamos de subpastas. Todo documento ou material de determinado tema relativo à pasta (cliente) deve ser direcionado para uma subpasta específica.


2- Nomeando pastas no meio jurídico

A priori, a pasta de cada cliente deve apresentar o nome completo do cliente, sem abreviações.

Em cada subpasta referente a um processo deve constar, além do nome do cliente por extenso, o nome da parte contrária. Caso existam dois ou mais processos para o cliente, a identificação deve acontecer da seguinte maneira:
 

Fulano da Silva dos Santos x Banco Silva S/A - Ação Correção Plano X ano Y 


3- Nomear documentos eletrônicos e escaneados é essencial

Nos casos de documentos de clientes, e não de processos, deve-se atribuir o próprio nome do documento. Tenha certeza, ninguém procurará por este documento fora do contexto da pasta.
 

São exemplos: “Atestado Médico - CID A01”, “Controle de Hora Extra - Janeiro 2018”, “Declaração X”.
 

Dica: Inserir as datas de emissão ou referentes ao documento é muito importante.

Um ponto interessante a ser observado é com relação ao detalhamento do nome do arquivo. Quanto mais informações, de maneira padronizada, objetiva e organizada - o nome do arquivo apresentar, maior precisão e agilidade teremos na hora de localizá-lo.

Para fins estéticos, é muito mais agradável lermos as letras maiúsculas e minúsculas, do que escrevermos tudo em um mesmo tamanho.


4- Classificação de peças jurídicas

Essa dica é super valiosa, prestem atenção!

Dentro das subpastas, em nosso caso específico [processos], encontramos documentos juntados ou que se farão necessários em momentos futuros. Agravos, mandados, liminares, etc. fazem parte desse rol de documentos. 

Nomear esses documentos requer maior detalhamento, pois podem ser incluídos em bases de dados jurídicos e servir para consulta em outros trabalhos.
 

Uma forma de fazer é a seguinte:
 

Tipo de peça - Assunto ou Tema - Detalhamento do Assunto ou Tema - Cliente x Parte Adversa


5- Letras e caracteres tradicionais

Não invente moda, em hipótese alguma. O nosso objetivo aqui é aumentar desempenho e eficiência na gestão de documentos. Não há o menor sentido e cabimento atribuir caracteres como “#” e “$” em nomes de documentos, pastas e subpastas.

Alguns sistemas informacionais de protocolo eletrônico não aceitam ou reconhecem essas informações.
 

- Universalmente, os pontos são aceitos. Vírgulas, nunca. Descartadas. Ficou em dúvida? Utilize o traço, o clássico hífen - 


6- Nada de abreviações

Abreviar é “invencionice”. Não faça isso. Além de fugir ao padrão, prejudicará a busca e localização de documentos, tornando o processo moroso e ineficiente.

Caso, por algum motivo, você não consiga escapar das “ditas” supressões vocálicas, utilize as abreviações previamente estabelecidas. Mas, para tanto, faça para todos os arquivos. Padronize!
 

O que não pode não pode acontecer:
 

Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – Fulano da Silva x INSS
 

***Que confusão! Não acha? Então não faça!


7- Insira datas em documentos com mais de uma edição

Documentos com mais de uma edição precisam ser datados. Não tenha medo em duplicar e gerar mais volume para uma determinada pasta. Às vezes, uma simples alteração ou correção de detalhe (vírgula por exemplo) modifica a data de edição do sistema. Portanto, só confie em datas presentes nos títulos dos documentos.

Outra grande dica é tabular letras que correspondam a edições no arquivo. 
 

Por exemplo: versões atualizadas de determinado documento podem apresentar em seu título alguma letra que represente tal modificação.

 

8- Ativar o index do sistema operacional

A indexação de documentos é fundamental para pesquisas ágeis e precisas. O computador criará uma tabela de busca para o nome do documento e seu conteúdo. Dessa forma, ao abrir pastas ou subpastas com arquivos que deseja pesquisar, perceberá nitidamente a economia de tempo. Segundos ou minutos podem fazer muita diferença no fluxo de trabalho. 

“Vale ressaltar - muitos sistemas operacionais disponibilizam a opção de indexar arquivos”

 

Escolhendo o software

Não existe esse papo de software ideal, perfeito ou que substitua a contento o uso padronizado de nomes completos. Aquela velha celeuma de que “se está no sistema, está garantido”, pode esquecer! Isso pode acabar afetando o desempenho dos seus processos, compromissos e sobretudo, da sua marca.

Uma boa gestão de documentos e arquivos digitais oportuniza à sua empresa diferencial competitivo e maior segurança nos processos e rotinas de trabalho do dia a dia. 
 

Gostaria de conhecer as soluções que a Acervo tem para a sua empresa se destacar em meio à concorrência? Então não perca mais tempo! Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.