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A digitalização de documentos otimiza os fluxos de tarefas em instituições de ensino superior

23/01/2019

 

 

O que é digitalização de documentos?

 

Digitalização de documentos é a conversão de um documento físico, em sua maioria de papel, em arquivo digital - armazenado em sistemas online

 

Definição de IES (instituição de ensino superior)

 

Ensino superior - por definição - é o nível mais elevado dos sistemas educativos e acontece, normalmente, em universidades, institutos politécnicos e escolas superiores, conferindo aos seus acadêmicos: diplomas de bacharelado ou licenciatura.

 

Práticas e resultados da digitalização de documentos

 

Reiteradamente, a Acervo apresenta para você, dados e informações sobre o “universo” das empresas com o objetivo apontar -  de maneira precisa e objetiva - as melhores práticas administrativas empregadas pelas melhores e maiores organizações brasileiras.

 

Já sabemos que todo grande case de sucesso depende, invariavelmente, de uma boa gestão de documentos. Entendemos - também - que empresas geradoras de grandes volumes de papéis precisam armazená-los. O que implica diretamente na redução de suas áreas físicas.

 

Em síntese, inúmeras perdas podem acontecer nos processos e rotinas administrativas da organização, como: ineficiência de processos, prejuízos e danos financeiros, sobrecarga da mão de obra funcional, perda de competitividade no segmento de atuação, etc.

 

Como você pode imaginar, instituições de ensino são reféns da gestão documental. Essas empresas dependem do bom trânsito de documentos caso apresentem em sua missão estratégica: fortalecimento de marca, aumento de fatia de mercado (share) ou conquista de liderança na área.

 

Importância da digitalização de documentos para instituições de ensino superior

 

O dia a dia de uma faculdade, universidade e instituições de ensino superior, quando falamos em fluxos de tarefas e rotinas administrativas, requer muita atenção e cuidado, face ao elevado número de documentos gerados.

 

Os documentos mais comuns encontrados em escolas e empresas do ramo são: históricos, certificados, certidões, protocolos, requerimentos, atestados, etc.

 

A digitalização de documentos possibilita à empresa de educação melhoria significativa em seus processos de trabalho, refletindo diretamente em tarefas executadas, que são realizadas em menor tempo.

 

A redução do espaço para armazenamento, segurança e confiabilidade no envio e recebimento de documentos - são itens indispensáveis às melhores práticas de gestão.

 

Digitalização de documentos x Lei

 

Em abril de 2018, uma Portaria do Ministério da Educação - 315/2018 - foi promulgada e passou a exigir que instituições de ensino superior digitalizem os seus acervos acadêmicos até a data limite de 2020. A Portaria 315/2018 foi ancorada na Portaria 22 de 2017 que, em resumo, estabelece prazo já vencido para a digitalização do acervo acadêmico.

 

Não é só porque agora é lei - saiba que a digitalização de documentos levará para a sua empresa os resultados tão sonhados. São eficiência e redução de custos aplicadas à sua estratégia de negócio.

 

Vantagens da digitalização de documentos

 

As vantagens da digitalização de documentos são tão relevantes para uma empresa de sucesso que podemos afirmar: as saúdes financeira e mercadológica dependem também dessa ferramenta.

 

A partir da digitalização dos documentos do acervo acadêmico, as informações da empresa se tornam mais seguras, confiáveis e prontas para serem acessadas. O que torna esse processo mais ágil e prático é o fato dele ocorrer todo em nuvem.

 

Como todos os documentos físicos da empresa são convertidos para arquivos digitais, identificação e padronização facilitam e orientam buscas e pesquisas. É com esse processo de transformação digital que empresas se tornam mais competitivas e lucrativas.

 

Abordado em conteúdos anteriores, o armazenamento de documentos físicos reduz drasticamente a área útil das empresas, o que gera despesas. Seja com aluguel, compra ou ampliação de espaços, seja com alteração de layout redefinindo locais de trabalho, ou mesmo, com manutenção desses ambientes para a guarda de documentos.

 

Em se tratando de instituições de ensino, a dinâmica do dia a dia e suas demandas exigem que solicitações realizadas ao setor acadêmico sejam atendidas em um curto espaço de tempo. Por vezes, 24 ou 48 horas. A rápida e precisa localização do documento só é possível porque ocorre digitalmente.

 

“Arquivos padronizados e catalogados são armazenados em servidores cloud”

 

 

Otimização do fluxo de trabalho

 

Se observamos as características do processo de digitalização de documentos e os seus consecutivos impactos, poderemos elencar diversos benefícios para a otimização do fluxo de trabalho.

 

“Digitalização de documentos: um serviço fundamental para otimizar seu fluxo de trabalho”

 

Os benefícios da digitalização de documentos que possibilitam a otimização do fluxo de trabalho são:

 

1- Acesso remoto e rápido a documentos e arquivos;

2- Confiabilidade quanto à integridade de arquivos e documentos;

3- Segurança contra agentes nocivos à organização;

4- Envio e recebimento de arquivos em alta velocidade;

5- Apoio à tomada de decisão;

6- Gerenciamento eficaz de documentos por departamentos afins;

7- Inexistência da emissão de papel;

8- Aumento da capacidade produtiva dos colaboradores (menos tempo gerindo trânsito de documentos físicos e sua guarda);

9- Maximização dos espaços físicos pela redução dos espaços ocupados.

 

Agora que já compreendemos as vantagens da integração da digitalização de documentos nas rotinas administrativas e acadêmicas diárias de uma instituição de ensino superior, podemos escolher a solução ideal de acordo com a necessidade e o perfil da empresa.

 

Com 25 anos no mercado, atendendo a grandes clientes, a Acervo tem as melhores soluções em ged, digitalização de documentos e guarda de arquivos para a sua empresa.

 

Entre já em contato conosco, converse com o nosso departamento comercial e fique por dentro do que temos para o sucesso do seu negócio! Não perca mais tempo! #digitalizejá