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Por que digitalizar documentos em instituições de ensino?

10/11/2020

Quando o assunto é gestão documental, é preciso ter em mente que, mesmo que empresas de todos os setores precisem realizá-la, cada área tem suas particularidades. Independente do segmento, porém, algo que é comum a todos eles são as melhores soluções para gestão — sendo a digitalização um dos destaques. Neste texto, nós destacamos a importância de digitalizar documentos em instituições de ensino.

Da mesma maneira que as particularidades, cada segmento tem também motivos distintos para realizar essa gestão. Foi pensando nisso que nós preparamos um texto mostrando os 4 principais motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino.

Continue a leitura e confira!

 

4 motivos para digitalizar documentos em instituições de ensino

 

1. Adequação às normas

Existem diversas portarias e decretos que tratam da gestão documental em instituições de ensino. Uma delas é o Decreto nº 9.235/2017, que normatiza todo o processo de digitalizar documentos em instituições de ensino.

Porém, é a Portaria 315/2018 que trata dos prazos para que isso aconteça. De acordo com ela, instituições de ensino superior tiveram até abril de 2020 para digitalizar todo seu acervo de documentos. Caso contrário, elas estariam cometendo irregularidades administrativas.

Na prática, isso quer dizer que digitalizar documentos em instituições de ensino superior já é obrigatório.

 

2. Aumentar a segurança

O segundo motivo é muito claro: aumentar a segurança. Quando documentos passam pelo processo de digitalização, o acesso às informações presentes neles começa a ser realizado através de um software. Este sistema, quando estamos tratando de um serviço de altíssima qualidade, usa a criptografia para garantir a segurança dos dados e o controle de acesso para realizar uma verificação de histórico de acesso.

Com a criptografia, cada informação é codificada, de modo que apenas o próprio software é capaz de decodificar. Com isso, mesmo que o sistema seja invadido por terceiros, os dados continuarão seguros e não correrão o risco de sofrer com vazamentos.

 

3. Otimizar processos internos

Nós já falamos diversas vezes por aqui em nosso blog sobre como a busca por documentos físicos é um processo que toma tempo. É preciso deslocar um colaborador da sua função de origem e fazer com que ele procure o arquivo que precisa. Enquanto ele faz isso, o seu tempo acaba sendo mal aproveitado.

Quando as informações estão digitalizadas, essa procura é algo que deixa de existir. Afinal, basta acessar o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, procurar o que se deseja e, em poucos segundos, o documento está em mãos.

 

4. Agilidade no atendimento aos alunos

Por fim, não é apenas a empresa que se beneficia ao digitalizar documentos em instituições de ensino. Sempre que os alunos precisarem de algum documento, basta fazer a solicitação e, em questão de minutos, o arquivo pode ser disponibilizado por e-mail.

Com isso, o processo não apenas fica mais rápido, como os alunos ficam mais satisfeitos e a visão geral a respeito da instituição é altamente beneficiada.

 

Digitalize seus documentos conosco!

E se você é dono de ou atua em uma instituição de ensino, digitalize seus documentos com uma empresa com experiência no mercado, como é o caso da Acervo. Nós atuamos com a gestão documental há mais de duas décadas, e estamos prontos para atender sua situação específica e todas as particularidades que vêm com ela.

Se você quer digitalizar documentos em instituições de ensino com uma ótima parceria, não deixe de entrar em contato com a Acervo hoje mesmo!


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