No ano passado, o Decreto Nº 10.278, de 18 de março de 2020, veio para complementar as Leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012. Nascia, assim, o que chamamos de Nova Lei da Digitalização. Com seu desenvolvimento, o objetivo era mudar a forma com que documentos físicos e digitais são tratados. Basicamente, ela veio para modernizar as leis que já tratavam do assunto.
Mas o que, exatamente, é a Nova Lei da Digitalização? E como ela está afetando a gestão de documentos por parte das empresas? Este é o assunto que a Acervo explora no texto a seguir. Continue a leitura e entenda melhor as leis de digitalização de documentos abaixo!
A Nova Lei da Digitalização é um decreto que busca diminuir a burocracia na geração e gestão de documentos digitais. Com isso, facilita-se a rotina de quem precisa lidar com documentos constantemente — tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas.
De acordo com o que afirma o próprio decreto, ele veio para “estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.
E as vantagens que os documentos digitais trazem você já conhece, né? Ao ter todos os arquivos da empresa em formato digital, você economiza espaço físico, elimina o risco de perder informações por perda ou mau tratamento dos papéis, aumenta a produtividade da equipe e facilita o acesso a qualquer documento quando for necessário.
A Acervo já falou por diversas vezes a respeito da digitalização de documentos, o software utilizado para a gestão dos documentos digitalizados e todas as vantagens que esse processo traz às empresas — qualquer que seja o setor de atuação. Você pode conferir nossos textos sobre o assunto clicando aqui.
Como já citamos, a principal mudança que a Nova Lei da Digitalização está promovendo é a desburocratização do processo de digitalizar documentos. A principal mudança é que, com ela, os documentos digitalizados passam a ter validade jurídica, podendo ser utilizados para qualquer tipo de procedimento legal.
Antes do Decreto, a digitalização de documentos era muito útil para agilizar os processos de recuperação da informação dentro da empresa. Agora, por outro lado, ela traz a mesma validade que os documentos físicos têm, facilitando o descarte dos papéis.
Contudo, é necessário reforçar um ponto importantíssimo: não basta apenas digitalizar os documentos e eliminar os arquivos físicos! Os arquivos digitalizados devem seguir certos parâmetros, os quais estão descritos no artigo 4º do Decreto. Veja abaixo o artigo na íntegra:
“Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – a confidencialidade, quando aplicável; e
V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.”
Para garantir que todas essas diretrizes sejam seguidas, o mais recomendado é deixar a digitalização nas mãos de quem entende do assunto, não acha? É por isso que você deveria contar com a Acervo! Nós temos mais de duas décadas de experiência no mercado, e estamos prontos para fazer com que a sua gestão documental seja diferenciada.
Entre em contato conosco e veja como a Acervo pode ajudar a deixar os processos da sua empresa ainda mais eficientes!
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