Mesmo tendo inquestionável importância, muitas empresas não dão a devida atenção à sua gestão de documentos. Em função disso, existem alguns erros que ocorrem com uma certa frequência; e eles podem acabar sendo altamente prejudiciais. Neste texto, a Acervo mostra 5 dos erros de gestão documental mais comuns do mercado.
Sabendo quais são esses erros e mais detalhes a respeito deles, você poderá se antecipar e evitar que eles aconteçam na sua empresa. Continue a leitura e confira!
Quando o assunto são documentos físicos, a organização no momento de guardá-los é algo indispensável. Afinal, não podemos esquecer que o grande princípio da gestão documental é facilitar a recuperação das informações.
Quando os documentos não são armazenados corretamente, não têm divisão de categorias e não podem ser facilmente localizados pelos colaboradores que precisam deles, um tempo precioso da empresa acaba sendo perdido sem necessidade.
Uma parte fundamental da organização e do armazenamento correto de documentos são as divisões por setores. Empresas grandes costumam ter uma boa quantidade de áreas, o que normalmente inclui administrativo, comercial, RH, financeiro, marketing, produção e outros.
Todos esses setores produzem documentos; no entanto, eles lidam com tipos diferentes de arquivos. Para que não haja nenhuma confusão e erros de gestão documental possam ser evitados, a divisão por setores não deve ser dispensada.
Por diversas razões, muitas empresas são resistentes ao uso de novas tecnologias. Porém, é preciso ter em mente que isso pode ser prejudicial a elas mesmas. Afinal, novos métodos surgem justamente para facilitar processos e aumentar a produtividade da empresa de uma forma geral.
Algumas soluções tecnológicas — como a digitalização de documentos, por exemplo — são ótimas formas de reduzir o consumo de papel, economizar espaço físico e contribuir para a segurança das informações de posse da organização.
E falando em digitalização de documentos… Atualmente, é seguro dizer que os documentos físicos estão quase se tornando obsoletos. Documentos digitais, sejam eles digitalizados ou nato-digitais, estão tendo uma presença cada vez maior em empresas de segmentos entre os mais diversos.
E isso faz muito sentido. Ao digitalizar os arquivos e utilizar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), todos os processos ficam muito mais fáceis. Localizar as informações necessárias é algo que passa a ser muito prático; basta ter como acessar qualquer dispositivo eletrônico com internet e entrar no sistema mediante usuário e senha.
O último dos erros de gestão documental que nós trouxemos está, provavelmente, entre os mais graves. Para que todos os erros que citamos acima sejam evitados e as boas práticas sejam o padrão, é preciso que a empresa possua uma política de gestão documental.
A partir dela, todos os colaboradores saberão qual é a forma correta de lidar com os dados da empresa. Com isso, adota-se um padrão que faz a roda girar, deixando os processos documentais da organização práticos, rápidos e eficientes.
E você, identificou algum desses erros de gestão documental na sua empresa? Talvez seja hora de contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto. Entre em contato com a Acervo hoje mesmo, conheça nossas soluções e veja o que podemos fazer por você!
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