Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos durante atividades institucionais, em suporte físico ou digital. Na gestão documental, os três tipos de arquivo — corrente, intermediário e permanente — representam estágios definidos pela frequência de uso e pela destinação prevista.
Um arquivo organiza evidências das atividades de uma instituição. Contratos, prontuários, notas fiscais e atas podem integrar esse conjunto. A Lei nº 8.159/1991 reconhece os arquivos como instrumentos de apoio à administração e como elementos de prova e informação.
Este conteúdo foi revisado em 2026 com base na Lei de Arquivos, no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística e no Arquivo Nacional, fontes que definem os tipos com critérios técnicos.
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A teoria das três idades acompanha o ciclo documental. O documento fica próximo à área produtora enquanto é consultado com frequência, pode ser transferido quando o uso diminui e, após avaliação, segue para eliminação segura ou preservação definitiva. O prazo deve constar em uma tabela de temporalidade adequada às exigências legais e operacionais.
| Fase | Definição | Uso | Destinação |
| Corrente | Documentos em tramitação ou necessários às atividades atuais. | Frequente | Permanência no setor ou transferência. |
| Intermediário | Documentos pouco consultados que aguardam o fim do prazo de guarda. | Ocasional | Eliminação ou recolhimento. |
| Permanente | Documentos preservados por valor probatório, informativo, histórico ou cultural. | Eventual | Guarda e acesso contínuos. |
Esses tipos não indicam três salas obrigatórias nem uma sequência automática. A passagem do corrente para o intermediário chama-se transferência; a entrada no permanente é o recolhimento.
Alguns documentos podem ser eliminados após a fase corrente, enquanto outros seguem diretamente para preservação, desde que a decisão esteja formalizada.
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No RH, fichas cadastrais, contratos vigentes e registros de férias permanecem correntes durante a relação de trabalho. Após desligamentos, parte do conjunto pode ir ao intermediário. Registros relevantes para a memória institucional podem receber guarda permanente.
No financeiro, notas fiscais, comprovantes e balanços são classificados conforme obrigações e prazos de retenção. No jurídico, contratos ativos e processos em andamento exigem acesso rápido; encerrada a demanda, a guarda dependerá do risco, da prescrição e do valor probatório.
Em hospitais, prontuários exigem controle de acesso e rastreabilidade. Na engenharia, plantas e laudos podem continuar úteis durante a vida de um imóvel. Por isso, diferentes tipos devem ser aplicados com análise setorial, legislação específica e critérios de segurança.
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A classificação reduz buscas demoradas, libera espaço, previne descartes antecipados e protege registros essenciais. Também permite definir responsabilidades, permissões de acesso, conservação e tratamento de dados pessoais. No ambiente digital, deve abranger metadados, versões, backups e trilhas de auditoria.
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É o conjunto orgânico de documentos acumulados por uma pessoa ou instituição no exercício de suas atividades. O conceito não se limita a pastas, caixas ou arquivos de computador: considera a origem, o contexto e a função dos registros.
Documento é uma unidade de informação registrada em qualquer suporte, como contrato, fotografia ou e-mail. Arquivo é o conjunto relacionado desses documentos, formado ao longo das atividades de seu produtor. Em resumo: o documento é uma unidade; o arquivo é o conjunto contextualizado.
Não. A antiguidade não determina preservação definitiva. O valor permanente resulta de avaliação técnica, considerando relevância probatória, informativa, histórica, cultural ou científica. Um documento recente também pode ser permanente desde sua criação.
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