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Consultoria em Gestão de Documentos: importância para o sucesso das empresas

30/01/2019


Definição de consultoria: é o serviço que tem por finalidade: auxiliar, orientar, avaliar e diagnosticar panoramas e cenários organizacionais - apresentando - como instrumento de validação, um documento.


O objetivo da consultoria é apresentar subsídios e recursos técnicos para a tomada de decisão gerencial.

Normalmente, quando uma empresa contrata um serviço de consultoria - por vezes - compreende que apresenta deficiências ou, em certas ocasiões, a noção exata de que receita e mercado não estão caminhando juntas.

Por certo, a consultoria é um importante instrumento para avaliar momentos e situações, sugerir mudanças ou ajustes - e indicar caminhos e alternativas para a retomada de processos eficientes e resultados satisfatórios.

Em síntese, consultoria é a atividade profissional especializada que examina e diagnostica a saúde de uma organização e formula soluções para a sua recuperação.


Documentos no dia a dia das empresas

A Acervo sempre “bate na mesma tecla”: empresas só existem porque possuem documentos. Então, podemos afirmar com a mais absoluta tranquilidade: “para que as empresas continuem existindo é necessário que os seus documentos sejam geridos e tratados com carinho”.

Podemos fazer uma analogia bem simples para tal compreensão: o homem para se manter saudável, além de todos os cuidados dispensados, precisa realizar avaliações periódicas e constantes do seu estado de saúde - a fim de preservar ou melhorar o desempenho em seus vários campos fisiológicos.

É assim também em uma empresa: para operar em alto nível, com processos ágeis e rotinas eficientes, ela precisa cuidar sistemática e constantemente da sua saúde, ou seja, de seus arquivos e documentos. Como se fosse um grande corpo humano. Órgãos e sistemas são documentos e arquivos.


Fluxo de trabalho

 

Empresas bem geridas, que possuem fluxos de trabalho claros e definidos, que zelam pela boa comunicação - sem ruídos - entre os seus diversos setores, são excelentes candidatas ao sucesso.
 

Esse é o retrato ideal que muitas empresas brasileiras vislumbram para suas operações e processos administrativos. Só que o percentual de empresas que - efetivamente - apresentam rotinas estruturadas e “bem desenhadas” é muito pequeno. E essa constatação explica muita coisa, não é?!

Portanto, muitas empresas que se encontram em situação crítica ou que pretendem melhorar seus resultados ajustando os fluxos de trabalho de suas atividades, buscam consultorias especializadas - sobretudo, em gestão de documentos - para análise, diagnóstico e correção dos seus processos.


Consultoria em gestão de documentos

Não existe essa de dizer que não precisa de uma boa gestão de documentos. É claro que precisa. É fato, e você gestor - caso queira continuar empregado ou que o seu negócio continue firme e saudável - terá sim, que gerir o trânsito de documentos da sua empresa de maneiras eficiente e organizada a fim de mantê-la funcionando com desempenho, no mínimo, satisfatório.

Precisamos mudar a nossa cultura e arraigar à nossa cabeça que documentos e arquivos são vitais para que uma empresa se mantenha de pé. É inconcebível que a gestão de documentos de uma organização fique a cargo de colaboradores, sem critério e que não obedeça a sistemas e métodos pré-estabelecidos. Não dá certo, não funciona e gera ineficiência!

Uma organização, de maneira simplista, é um conjunto de engrenagens que - em sinergia com diversas outras - depende do rendimento das relações entre elas. De maneira análoga, arquivos e documentos são engrenagens em processos ou rotinas de empresas - e para que extraiamos a máxima eficiência desse mecanismo - é necessário estabelecermos padrões, unidades e fluxos adequados.

A deixa da consultoria é essa: como grande parte das empresas apresenta gestão de documentos inadequada - ou ineficiente - a necessidade de uma consultoria específica para realinhar processos e procedimentos torna-se necessária, pois organizações com perfis de mercado aguerridos não querem perder posições para os seus concorrentes.

Nessa hora, empresas como a Acervo, que possui 25 anos de sólida experiência no mercado e atende importantes empresas catarinenses e do sul do País, disponibiliza - em seu catálogo de soluções - os serviços ideais para a sua empresa retomar o sucesso.

A boa consultoria em gestão de documentos - mapeando, analisando e diagnosticando processos “falhos”, pode sugerir correções, ajustes, metodologias e sistemas, para:

 

1- aumento da produtividade;

2- redução de prejuízos financeiros por perda de prazos e documentos;

3- aumento do nível de confiança para a tomada de decisão gerencial;

4- melhoria do clima organizacional pela diminuição de ruídos na comunicação;

5- aumento da satisfação do cliente;

6- fortalecimento substancial da marca.

 

Afinal, precisamos de uma consultoria em gestão de documentos?
 

Mesmo diante de empresas bem organizadas administrativamente, podemos corrigir, ajustar e otimizar alguns quesitos que - de repente - poderiam estar atuando com sua capacidade máxima. Um percentual pequeno de um processo não otimizado totalmente pode representar perda de dezenas ou centenas de milhares de Reais em um determinado período na avaliação orçamentária. Nenhuma empresa quer isso, quer? Achamos que não!
 

Já para empresas que não apresentam nenhuma espécie de controle gerencial de documentos, a gestão adequada é capaz de gerar resultados satisfatórios ou muito positivos para o retorno ao trilho do sucesso.
 

A consultoria em gestão de documentos observa quais são as verdadeiras necessidades do cliente, o seu perfil, os seus potenciais de mercado e investimento, além dos seus objetivos organizacionais. Com base no propósito - e objetivo - da organização, a consultoria elabora um estudo aprofundado e detalhado das situações atual e futura, relacionando as ferramentas necessárias para a correção e ajustes dos processos até então ineficazes.
 

Contratar uma empresa com forte expertise no mercado de gerenciamento de informação, como a Acervo, é abrir as portas para as retomadas do encantamento e sucesso [clientes x colaboradores x mercado] por meio da organização, padronização e soluções para a gestão de documentos.
 

Para esse rol de soluções e métodos que só uma consultoria de resultados pode oferecer, temos: digitalização, GED, guarda de documentos, organização de arquivos, microfilmagem, etc.

 

Caramba, escrevemos muito! Não é?! Talvez, mas o grande objetivo desse conteúdo foi apresentar - de fato - o que é um consultoria em gestão de documentos e quais são os benefícios diretos para empresas que precisam reestruturar processos e rotinas administrativas.
 

Precisa “colocar a casa em ordem”, quando o assunto é gestão de documentos? Então já sabe a quem procurar. A Acervo está pronta para atendê-lo e ajudá-lo a encontrar a melhor solução para o seu negócio. Não perca tempo, fale já conosco! #vempraacervo