“Instituição de memória” é o nome que damos a organizações “que mantêm um repositório de conhecimento público”. Existem 4 tipos de instituições de memória: arquivos, bibliotecas, museus e centro de documentação. Mesmo possuindo semelhanças e compartilhando a mesma função principal — armazenar informações em um local propício —, cada instituição dessas tem suas particularidades. No texto abaixo, a Acervo fala um pouco mais a respeito do centro de documentação.
Além de explicar o que ele é, ainda mostramos as principais vantagens de ter um centro de documentação dentro das empresas. Continue a leitura e confira!
Lembra que citamos os 4 tipos de instituições de memória? Para entender claramente o que é o centro de documentação, é importante diferenciar cada um deles. Enquanto os arquivos armazenam documentos gerados por uma única fonte; bibliotecas são um acervo reunido de forma artificial e são órgãos colecionadores, não receptores; e museus são coleções com objetivos educativos, o centro de documentação é uma espécie de soma dos três.
Basicamente, um centro de documentação pode ter materiais arquivísticos, bibliográficos e museológicos. É com a união de práticas de bibliotecas e arquivos que esses centros são geridos. Os profissionais responsáveis por centros de documentação devem ter experiência e conhecimento em naturezas de documentação distintas.
Além de tudo isso, eles ainda podem reunir documentos tanto no formato físico quanto no digital, sendo altamente versáteis e podendo se encaixar em várias realidades.
Por serem tão amplos, eles podem estar presentes em diferentes tipos de lugares — desde universidades e instituições públicas diversas até grandes empresas privadas. É, inclusive, dentro das empresas que algumas das principais vantagens do centro de documentação se apresentam.
Acompanhe os benefícios que esse tipo de instituição traz para empresas privadas:
Quando uma empresa tem um centro de documentação próprio, é como se ela possuísse um departamento inteiramente dedicado à gestão de seus documentos — como ocorre com os departamentos de marketing, vendas e recursos humanos, por exemplo. Com isso, ela centraliza a responsabilidade documental, permitindo que cada setor se dedique às funções de origem e não precise se preocupar com a recuperação de informações por conta própria.
Somente este fato já traz inúmeras vantagens, desde o aumento da produtividade de cada setor até a capacidade de encontrar arquivos com mais rapidez e facilidade.
Com um centro de documentação, é possível definir os processos de gestão documental da empresa e assegurar-se de que eles sejam seguidos à risca. Transformar essa gestão em um departamento ainda funciona como uma garantia de que profissionais qualificados estão responsáveis pela documentação e que, se algo errado acontecer, eles terão a capacidade de lidar com o problema da melhor forma possível.
E você, já conhecia o conceito de centro de documentação? Gostou de entender um pouco mais a respeito dele? Se tiver gostado do texto e quiser continuar recebendo o conteúdo da Acervo, não deixe de nos seguir nas redes sociais! Você pode nos encontrar no Facebook através deste link.
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