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Quais empresas devem implementar o GED?

29/01/2020

 

Você, com certeza, tem consciência da importância dos documentos para a sua empresa. Fazer a gestão correta dos arquivos internos é o primeiro passo para evitar problemas administrativos e fiscais, ficando longe de situações incômodas. Ainda assim — mesmo com a correta gestão física —, documentos são papéis como quaisquer outros, e correm o risco de sofrer com as ações do tempo e com o manuseamento de quem quer que tenha acesso a eles.

É exatamente por isso que o GED é tão importante para empresas de diferentes segmentos e tamanhos. É através dele que o gerenciamento pode ser feito de maneira completamente digital, eliminando o risco de que os documentos sejam deteriorados. Continue a leitura na sequência para saber mais sobre o GED e descobrir quais empresas devem implementá-lo.

 

O que é o GED

 

GED é uma sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. Seu nome é autoexplicativo: através deste sistema, os arquivos da empresa podem ser gerenciados eletronicamente, dispensando o uso dos papéis para as atividades diárias que os exigem. Com o GED, é possível indexar, sistematizar e buscar documentos a qualquer momento.

De forma ágil e segura, o GED possibilita que seus usuários acessem e administrem os arquivos por meio de um software online. Mediante a digitação de um usuário e uma senha, qualquer pessoa pode acessar os documentos, independente de onde ela estiver — já que eles ficam guardados na nuvem. Basta ter acesso à internet e pronto: todos os documentos da empresa estão disponíveis.

 

4 características de empresas para as quais o GED é indicado

 

1. Contam com uma alta produção de documentos

 

Ainda que os cuidados em relação à sustentabilidade sejam uma característica a cada dia mais presente em muitas empresas, a alta produção de documentos é inevitável em alguns casos. Escritórios e escolas, por exemplo, são apenas algumas das empresas que precisam produzir novos arquivos em uma escala diária.

Como o GED está tornando possível a transferência destes papéis para o meio digital, ele é uma opção interessante para quem os produz em grandes números.

 

2. Buscam a segurança de suas informações

 

Diversos acontecimentos recentes nos mostraram como o vazamento de informações pode ser extremamente prejudicial, seja para pessoas ou empresas. Com certeza você não quer que uma informação sigilosa da sua empresa ou dos seus clientes seja acessada indevidamente ou perdida, certo?

A digitalização dos documentos, feita para implementar o GED, elimina esse risco, deixando os arquivos seguramente guardados e protegidos na nuvem.

 

3. Precisam de acesso rápido à informação

 

O dinamismo, em todas as áreas de atuação de uma empresa, não para de crescer, e é preciso estar bem adaptado a esse novo ritmo de trabalho. Pilhas de papel, ainda que bem organizadas, dificultam o acesso a documentos específicos — especialmente quando estes precisam ser identificados rapidamente.

Quando os arquivos estão digitalizados e disponíveis em um sistema com buscas e cliques, o processo inteiro fica mais rápido e pode aumentar tanto a produtividade da empresa quanto a satisfação dos seus clientes.

 

4. Sofrem com pouco espaço para o armazenamento físico dos documentos

 

Esta é uma característica muito comum de empresas como escritórios de contabilidade, por exemplo. Na maioria dos casos, eles estão localizados em espaços bem pequenos e ainda possuem um volume de produção de documentos elevado.

Com o pouco espaço para o armazenamento físico dos documentos, uma das soluções que podem ser adotadas é a implementação do GED, deixando os arquivos guardados com a segurança necessária e ainda poupando espaço.





Sua empresa apresenta uma ou mais destas características? Então, talvez esteja na hora de encontrar uma solução adequada. Entre em contato conosco hoje mesmo e veja o que a Acervo pode fazer por você ou pela sua empresa!