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5 motivos para sua empresa escolher a Acervo para digitalização de documentos

05/11/2019

 

A gestão de informação é algo cada vez mais buscado pelas empresas, afinal com a tecnologia ganhando força, trazendo inovação e modernidade, todos os setores precisam se adequar. Portanto, a transição do papel para o digital já uma realidade nas empresas dos mais diversos segmentos. 

 

No entanto, para que esse processo seja feito com segurança e confiabilidade é necessário contar com a colaboração de um serviço especializado e reconhecido, assim como a digitalização de documentos da Acervo. 

Há 26 anos no mercado, a Acervo é uma empresa de gestão de informação que busca nos serviços de digitalização de documentos, microfilmagem, guarda de documentos, organização de arquivos, GED (entre outros) facilitar a execução das tarefas e tomadas de decisões das empresas. Sempre com a consciência de aliar tecnologia e preocupação ambiental. 

Porém, não são somente essas as vantagens da digitalização de documentos da Acervo. Por isso nós preparamos alguns tópicos que mostram o diferencial do nosso serviço para sua empresa. Confira as dicas abaixo! 

 

Principais benefícios da digitalização de documentos da Acervo

 

 

1. Otimização do espaço físico 

 

Aumentar o espaço físico da sua empresa nem sempre é possível, não é mesmo? São pilhas de papéis e arquivos que dificultam a distribuição dos ambientes dentro dos setores. Contudo, o que ocorre é que essa falta de espaço pode se refletir na diminuição da produtividade dos colaboradores. 

 

Para que essa situação não aconteça na sua empresa, a Acervo tem a solução. Nosso serviço de digitalização documentos possui como uma das vantagens a otimização do espaço físico. 

 

Com os documentos digitalizados armazenados na nuvem o espaço que era ocupado com os arquivos físicos pode ser remodelado, transformando-se em um novo ambiente para produção da empresa.

 

2. Fácil acesso e agilidade no tempo de procura

 

A digitalização de documentos tem como característica principal facilitar as atividades diárias dentro das empresas. Por isso, a informação precisa estar à disposição num local de busca rápida e prática, sem meios burocráticos.  

 

E nisso o serviço de digitalização de documentos da Acervo é especialista. Sendo referência na gestão documental do sul do país, os processos de busca de informação são ágeis. A partir do acesso com login e senha e um clique na tela do seu computador, tablet ou smartphone no arquivo que deseja, o documento está pronto para consulta. 

 

Com a digitalização de documentos da Acervo o tempo de procura que você e seus colaboradores levariam com os documentos físicos pode ser gasto com a realização de outras atividades. 

 

3. Garantia de segurança aos documentos 

 

Trabalhar com dados de clientes é algo que requer sigilo e segurança para que não haja vazamento das informações ou acesso de pessoas não autorizadas. E a busca pela digitalização de documentos ocorre principalmente para que esses dados sejam preservados. 

 

Logo, é fundamental contar com uma empresa capacitada para isso. O serviço de digitalização de documentos da Acervo é a garantia de segurança dos dados dos documentos. O acesso aos arquivos acontece somente com login e senha, o que dificulta esse tipo de ocorrência na empresa. 

 

4.  Preocupação socioambiental 

 

A preocupação com a sustentabilidade está presente cada vez mais nas empresas, independente do mercado em que atuam. 

 

A preservação do espaço onde vivemos é parte determinante para o sucesso e reconhecimento da empresa. E esse é um dos valores encontrados na digitalização de documentos da Acervo.  

 

Ao digitalizar os arquivos da sua empresa com a Acervo você está ajudando a preservar o meio ambiente, com a diminuição do uso e descarte incorreto dos papéis. 

 

5. Preservação dos documentos 

 

É comum que os documentos físicos se deteriorem com o passar do tempo, seja pelo seu processo natural ou pela interferência da umidade, mofos e outros intempéries. Entretanto,  isso pode ser evitado com a digitalização de documentos da Acervo. 

 

Ao digitalizar os documentos eles conseguem se manter íntegros e na sua forma original, tendo uma vida útil maior que os arquivos físicos.




Quer saber mais informações sobre o serviço de digitalização de documentos da Acervo? Entre no nosso site e confira mais detalhes.