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Por que o GED é um sistema para todas as empresas?

22/03/2019

 

Lá vem a Acervo, com conteúdo novo e útil para a sua empresa atingir melhores resultados, ganhar destaque e ser líder no mercado onde atua. A concorrência ficará “a ver navios”.

 

Saiba como, lendo o que preparamos para você!  
 

Assim como todos os avanços e mudanças provocados no mercado de trabalho e no dia a dia das empresas - com a inserção de novas tecnologias - hábitos e comportamentos também mudaram. Não longe disso - sistemas, métodos e rotinas administrativas também precisaram se ajustar às novas formas de trabalho.
 

A tecnologia da informação foi a grande causadora disso tudo. Foi natural. A partir das novas necessidades das organizações - frente às novas demandas, até, sociais - surgiu a obrigatoriedade (estamos aqui falando de empresas campeãs) da implementação e utilização de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
 

Hoje, quem quiser sobreviver no mercado, com processos e fluxos de trabalho (workflows) enxutos, eficientes e seguros - precisará de sistemas completos e confiáveis, sobretudo, que permitam customização e integração com outras plataformas.
 

A dinâmica e o movimento de mercado mudam a cada instante. Oscilação no preço das ações de empresas multinacionais, acordos bilaterais ou de livre comércio com blocos econômicos e - até - rumores sobre fraude e corrupção em governos mundo afora, fazem com que ecossistemas organizacionais mudem automaticamente e empresas sejam obrigadas a buscar rapidamente soluções que as mantenham competitivas.
 

Eficiência, segurança e resultados - sem mencionarmos o fortalecimento de marca - são o que as empresas do mercado atual procuram.


 

“Reduzir custos, maximizando receitas e fortalecendo a marca são o mote de qualquer trajetória de sucesso”  

 

 

4 grandes benefícios que todas as empresas precisam saber
 

1- Digitalização, armazenamento e localização
 

O nome - Gestão Eletrônica de Documentos - sugere que, impreterivelmente, pensemos em gestão na acepção da palavra: “ato ou efeito de gerir; administração, gerência.”
 

Processos pelos quais saímos de um status quo (situação inicial) e chegamos a uma situação desejada fazem parte de um planejamento organizacional, assim como: digitalização, armazenamento e localização.
 

Para que esse fluxo ou sistematização aconteça - e para que consigamos estabelecer mecanismos e engrenagens que possibilitem melhores resultados, desempenho e eficiência - precisaremos de sistemas ágeis, precisos e que garantam segurança.
 

Digitalizando e armazenando documentos em nuvem (cloud), além da correta e precisa indexação de arquivos - empresas de variados portes e segmentos ganham competitividade em seus mercados.
 

Localizando documentos rapidamente - tanto in loco quanto remotamente - contando com a segurança das informações de arquivos digitais hospedados em 1 ou mais servidores em nuvem, despendendo menos tempo com retrabalho ou dados redundantes - e economizando com insumos e/ou materiais de expediente - percebemos ganhos de todos os aspectos em nossa estratégia.

 

2- Acessibilidade de documentos
 

Quando falamos em segurança de arquivos, todo cuidado é pouco! Toda empresa precisa se precaver contra situações adversas ou contratempos de força maior. Uma falha sequer no sistema, pronto! A vida da empresa estará “por um fio”. Tudo aquilo que construiu ao longo de anos, décadas, com muito esforço e sacrifício - poderá desaparecer em muito pouco tempo. O mercado não perdoa.
 

Então, quando falamos em segurança, precisamos lembrar que acessibilidade é o item número um para termos um bom sistema protegido. É por meio de perfis de acesso, sistemas de controle de tráfego e monitoramento do histórico de pesquisa que não correremos o risco de perder documentos ou permitir que pessoas não autorizadas tenham acesso a eles.

 

 

3- Redução de custos
 

É com a digitalização de documentos que reduzimos despesas desnecessárias com papel, gastos com espaços para acondicionamento e salvaguarda de arquivos - e com o tempo empregado na respectiva atividade operacional. Lembre-se: “time is money!”

Utilizando soluções de GED, empresas podem economizar vultosas cifras, podendo chegar na casa das centenas de milhares de Reais. Esses custos e despesas podem ser diretos ou indiretos, como por exemplo, diminuição da capacidade produtiva que ocorre quando sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos não são utilizados - e impacto direto no consumo de material para impressão.

 

 

4- Gestão eficiente de dados e crescimento seguro da empresa
 

Empresas que escalam crescimento, elaboram robustos planejamentos e pretendem disputar fatia de mercado com players do mesmo segmento, percebem - naturalmente - que suas estruturas e necessidades acompanham gradativamente as novas demandas. O volume de dados e informações geradas é enorme.
 

Portanto, para isso tudo se tornar realidade, como falado anteriormente, é condição sine qua non que essas empresas fomentem uma gestão eficiente dos seus documentos. Isso significa, administrar processos, rotinas e fluxos de trabalho, de modo a garantir entregas rápidas e respostas ágeis para quaisquer situações.

 

A Acervo, empresa líder no mercado catarinense, desenvolve sistemas GED e soluções para guarda, organização e armazenamento de arquivos.

Ainda dá tempo! Entre contato conosco e saiba o que podemos fazer para colocá-lo à frente da concorrência e a sua empresa participar dessa grande revolução! #digitalize