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LGPD x Documentos: entenda a relação entre os dois

12/08/2020

A LGPD já é uma realidade. Mesmo que não tenha entrado em vigor ainda — o que apenas acontecerá em agosto de 2021 —, ela já está promovendo mudanças profundas em muitas empresas que precisam se adequar ao que ela exige. Por tratar diretamente de informação, a Lei Geral de Proteção de Dados está ligada aos documentos e à gestão documental como um todo; e é exatamente sobre isso que a Acervo fala neste texto.

Na sequência, nós falamos um pouco mais sobre a LGPD, descrevemos a sua relação com a gestão documental e, por fim, ainda listamos algumas formas através das quais empresas podem melhorar suas gestões de documentos. Continue a leitura e acompanhe!

 

LGPD - A Lei Geral de Proteção de Dados

A LGPD, sigla para Lei Geral de Proteção de Dados, é uma lei que foi sancionada em 2018 com o objetivo de regulamentar o uso de dados pessoais por parte de terceiros. Enquanto, antes, sites podiam simplesmente utilizar cookies para coletar as informações dos usuários, a lei (quando entrar em vigor) exige que o usuário seja avisado e permita essa coleta.

Mas este está longe de ser o único exemplo. Afinal, ainda que os dados digitais sejam, sim, o principal foco da LGPD — visto que um dos objetivos é justamente ajudar no combate ao cibercrime —, ela também se aplica aos dados físicos. E isso vai desde fichas cadastrais de clientes, com informações mais básicas, até mesmo prontuários médicos.

Depois que a lei entrar em vigor, será preciso pedir a permissão do detentor dos dados para usá-los e até mesmo para mantê-los.

Quando consideramos que os documentos de uma empresa costumam conter este tipo de informação, fica clara a importância de relacionar LGPD e gestão documental.

 

A relação entre a LGPD e a gestão documental

Nós sempre falamos aqui na Acervo sobre a gestão documental — afinal, esta é a nossa especialidade. Um problema muito comum em empresas de todo o Brasil é a falta de organização com seus documentos. Enquanto os funcionários estão focados no campo de atuação principal da empresa, sobra pouco tempo para lidar com os documentos.

Quando consideramos as mudanças que a LGPD está trazendo, isso pode ser um problema gravíssimo. Isso porque é nos documentos que as informações pessoais de terceiros estão. E é somente com uma gestão documental bem feita que todos os documentos podem ser recuperados, fazendo com que a empresa os tenha em mãos e saiba quais dados pessoais e de quem possui.

A partir daí, é possível entrar em contato direto com todas as pessoas das quais a empresa possui informações guardadas. Caso a pessoa dê permissão, não há mais necessidade de preocupações. Porém, caso contrário, os dados dela precisam ser descartados.

É importante lembrar aqui que existem multas para quem não cumpre a lei. Caso a empresa descumpra e as ações forem descobertas pela fiscalização, ela terá de pagar uma multa de até 2% do valor do faturamento anual. Para as grandes empresas, o limite é de 50 milhões de reais.

 

Formas de melhorar a sua gestão de documentos

Para as empresas que se reconheceram neste texto e que sabem que não dedicam a devida atenção à gestão dos seus documentos, nós temos uma boa notícia. Existem métodos de todos os tipos para fazer com que a sua gestão documental passe a ser simples, eficiente e não traga problemas para as empresas.

Entre elas, podemos citar a guarda física de documentos em uma empresa terceirizada e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Estes dois serviços tratam documentos de formas diferentes, porém cumprem o mesmo objetivo de deixar todos os dados de uma empresa devidamente organizados e fáceis de ser recuperados.

E, aqui na Acervo, nós atuamos com os dois — entre outros serviços. Entre em contato com nossa equipe hoje mesmo, conheça os serviços e veja qual deles é o melhor para seu caso!