Todos os dias as empresas produzem uma grande quantidade de documentos. Para conseguir manter a sua produtividade é preciso organização para não se perder no meio de tantos papéis. Sabendo a localização exata de cada documento, tudo fica mais prático, o que garante agilidade e melhor produtividade no trabalho. Existem várias formas para conseguir essa organização na sua empresa, já que os documentos podem ser armazenados em pastas, arquivos, entre outros.
Mas com a ajuda da digitalização de documentos, essa tarefa se tornou ainda mais fácil e prática. Com esse sistema, além de economizar espaço, os documentos são armazenados com mais segurança, através do uso de pastas e arquivos nos computadores, no qual o acesso só é possível com login e senha.
Pensando nisso é que a Acervo preparou dicas de como organizar esses documentos digitalizados de uma maneira muito mais simples. Tudo isso para colaborar com a organização da sua empresa. Confira!
1. Crie pastas no seu computador, que sejam fáceis de serem manuseadas. Elas ajudam na simplificação do processo de inserir e excluir documentos com mais facilidade. O principal é separá-las por nome dos departamentos da empresa, por exemplo: administração, departamento financeiro, RH, etc.
2. Procure separar os documentos nas pastas a partir dos seus conteúdos. Assim, quando você precisar organizar ou procurar algum documento específico, será mais fácil de ser encontrado.
3. Após a criação das pastas identificando o departamento, é muito importante criar dentro delas arquivos que contemplem documentos de menor e maior relevância. Isso facilitará a identificação dos arquivos e a procura dos mesmos dentro de um arquivo mais amplo.
4. Procure datar os documentos que são arquivados. Assim, na próxima vez que precisar utilizá-los, poderá verificar com mais detalhes cada arquivo e descartar aqueles que não possuem mais relevância. Isso irá ajudar na atualização de tudo que está arquivado no computador.
Se você está pensando em organizar seus documentos a partir da digitalização, entre em nosso site e confira o serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos oferecido pela Acervo.
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