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Saiba por quanto tempo guardar os documentos contábeis

09/10/2019

 

Quando tratamos de documentos, os escritórios contábeis fazem parte das empresas que mais produzem papel diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.

 

Todos eles contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação. Para isso, a guarda de documentos contábeis precisa ser estabelecida, tendo como um dos seus benefícios o aumento da produtividade.

 

Caso a guarda de documentos contábeis seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. No pior cenário, uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.

 

O armazenamento de documentos contábeis é um tema que gera muitas dúvidas. Uma das mais comuns é: por quanto tempo é necessário guardar os documentos contábeis? Como sabemos, todos eles têm um tempo determinado para guarda, porém o prazo exato nem sempre é de conhecimento de todos.

 

Por isso que, para responder essa questão, a Acervo preparou esse texto. Vamos explicar a partir de uma lista o prazo para armazenamento dos principais documentos contábeis. Confira abaixo!

 

Principais prazos para guarda de documentos contábeis

 

Documentos Municipais

 

Nota Fiscal de Serviço 

5 anos 

Fatura de Serviço 

5 anos 

Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs)

5 anos 

Documentos em Geral 

5 anos 

Pagamento de ISS 

5 anos 

 

Documentos Estaduais

 

ICMS

5 anos 

Despacho de Transporte 

5 anos 

Cupom Fiscal Emitido por ECF 

5 anos 

Manifesto de Carga 

5 anos 

Nota Fiscal de Serviços de Transporte 

5 anos 

Nota Fiscal de Venda ao Consumidor 

5 anos 

Livro de Registro de Inventário 

5 anos 

Livro de Registros de Apuração de IPI 

5 anos 

Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A

5 anos 

Livro de Registro de Entradas e Saídas 

5 anos 

 

Documentos Federais

 

Termo de Rescisão de CT

2 anos 

Pedido de Demissão 

2 anos 

Aviso Prévio 

2 anos 

Livro de Atas (CIPA) 

5 anos 

Livros de Escrituração Fiscal/Comercial

5 anos 

Controles de Ponto 

5 anos 

DIRPF 

5 anos 

PIS/COFINS

5 anos 

Folha de Pagamento 

10 anos 

Recibos de pagamento de 13º

10 anos 

Guia de Previdência Social

10 anos 

Guia de Recolhimento do FGTS 

30 anos 

Contrato de Trabalho 

Indeterminado 

Livro ou ficha de colaborador 

Indeterminado 

 

Vale ressaltar que os documentos contábeis são inúmeros e que aqui escolhemos apenas alguns para mostrar o tempo de guarda. No entanto, para garantir que os documentos estejam arquivados de forma segura é importante contar com o auxílio de uma empresa especializada no assunto, assim como a Acervo.

 

Terceirizar esse tipo de serviço é a garantia na segurança do armazenamento, funcionários qualificados para cuidar de cada detalhe das informações e espaço adequado para preservação.

 

Há 26 anos a Acervo oferece o serviço de gerenciamento de informação com o objetivo de otimizar as tomadas de decisões e agilizar as tarefas diárias dentro das empresas e órgãos públicos. 

 


Seu escritório ou empresa precisa dos serviços de guarda de documentos contábeis? Que tal contar com ajuda da Acervo? Siga nosso Facebook e saiba mais informações sobre as soluções!