Para contextualizarmos o nosso conteúdo, faz-se necessário uma rápida análise sobre a atual conjuntura da economia brasileira, bem como do mercado imobiliário nacional.
Mesmo com toda a crise econômico-financeira e social que nos assolou nos últimos anos, o setor imobiliário se ajustou às novas demandas e vem se recuperando bravamente.
É diante desse cenário que a Acervo apresenta as razões pelas quais você deve implantar o GED na sua imobiliária (Gestão Eletrônica de Documentos) o mais rápido possível. Queremos ser os seus grandes parceiros nessa empreitada de recuperação e sucesso.
Sabemos que pessoas e empresas só existem, e é a mais pura verdade, porque possuem documentos.
Imagina só: uma pessoa qualquer, com 30 ou 40 anos – solteira até – que, de repente, se graduou em alguma faculdade, comprou um “carrinho” usado, está financiando um imóvel junto a um banco qualquer, além de ter ingressado no serviço público por meio de concurso.
Imaginou? Ok. Agora tenta visualizar o volume de documentos criados, gerados ou atualizados para todos os eventos acima. Soma esse volume aos demais documentos originados ao longo de 30 ou 40 anos.
É um volume relativamente grande, não é? Se você respondeu que sim, acertou.
Agora, vamos ao exercício dois
Falamos até agora de uma pessoa física, que em nada tem a ver com a realidade de uma empresa – foi meramente uma ilustração para mostrar que o volume de documentos gerados por uma pessoa jurídica é algo extraordinário.
Peço que você agora extrapole para um volume de papéis gerados ao longo de anos ou décadas, pela mesma empresa. Gigantesco, não? E se a organização tiver centenas ou milhares de colaboradores? Parou pra pensar? (Rs)
Atividade três
Imagina que você exerce algum cargo de responsabilidade dentro da empresa e precisa localizar uma custa judicial de uma determinada ação impetrada há 11 anos. Moleza? Tem certeza?
Talvez, hoje em dia, pudesse ser. Com a utilização de um bom sistema de gestão de documentos, é claro! Mas tempos atrás, nada disso era possível. E muitas empresas ainda mantêm processos ultrapassados e obsoletos, onde – por vezes – a gestão documental é realizada via planilhas ou arquivos desconexos.
Agora é hora de partir para o tema proposto desse conteúdo – fácil, fácil… basta transpor o que falamos sobre – você líder – para o dia a dia de uma imobiliária.
Percebeu como são a mesma coisa? Pois é, a essência das empresas é a mesma. Como falado na primeira linha desse texto, as empresas só existem porque possuem documentos. Fato.
Viu que ficou fácil? Então, vamos lá que a Acervo te apresenta as principais razões pelas quais a sua empresa deve começar logo – a utilizar o GED.
Por questões de cibersegurança, os documentos de uma empresa não permanecem mais arquivados em discos rígidos ou servidores locais, estão agora em nuvem.
Com o sistema de armazenamento em nuvem (cloud) qualquer documento da empresa pode ser acessado fácil e remotamente, sempre que necessário.
Você acha isso impossível? Com certeza… com o GED não! É o sistema que ajudará a sua empresa atingir os resultados pretendidos e ficar à frente da concorrência.
Utilizando a mesma premissa do armazenamento em nuvem, todas as despesas com geração de impressões desnecessárias diminuirão. As impressoras estarão limitadas a um número determinado de cópias e só será impresso documento essencial.
Não só com cópias desnecessárias economizamos, mas também com cartuchos de tinta e depreciação do equipamento.
Um dado que, volta e meia, não percebemos é: o espaço físico necessário para o seu negócio operar, em muito, depende do volume de arquivos que a empresa precisa guardar. Em outras palavras – “isso é coisa do passado”, pois agora contamos com ótimos sistemas de gestão de documentos (GED).
É comum nos depararmos com empresas que possuem andares inteiros de centros executivos ou prédios públicos apenas para o armazenamento de documentos, o que é um verdadeiro desperdício de espaço.
Não há mais cabimento perdermos tempo procurando documentos “às cegas”. Estamos na era da informação, sobretudo, da informação rápida e na “ponta dos dedos”.
Com o GED, perder tempo é, literalmente, coisa do passado. Com um simples clique, “touch” ou palavra-chave, você tem a informação à mão – rápida e precisa.
A conclusão é bem simples: se a sua equipe perde menos tempo procurando documentos, o trabalho certamente é mais produtivo e os resultados logo aparecem.
Quando falamos em documentos ou arquivos físicos, precisamos ter ciência de que tudo é possível e pode acontecer. Afinal, sempre que a guarda de documentos é realizada por meio de manuseio direto de pessoas, há uma grande possibilidade de intercorrências.
“Danos, extravios e perdas são alguns dos contratempos possíveis desse manuseio”
Relembrando um conceito fundamental: o GED permite aos seus gestores liberação de acesso aos colaboradores mediante classificação de perfil. Dependendo da área, posição hierárquica ou necessidade, os funcionários terão – mais ou menos – permissão, o que garante maior confiabilidade no trânsito de documentos e segurança na respectiva guarda.
Ah! Não podemos esquecer dos backups, que podem acontecer em um ou mais servidores, garantindo segurança incontestável.
Conhecemos muitas das vantagens e benefícios que um sistema de gestão de documentos pode oferecer a sua empresa.
Maior desempenho nos processos, agilidade na resolução de problemas, suporte rápido à tomada de decisão, entre outros, são objetivos comuns às empresas que buscam resultados sólidos em seus mercados.
Dica: sempre que a sua empresa buscar por soluções para a sua gestão de documentos, lembre-se que a Acervo oferece as melhores.
Vamos a elas:
1. O sistema GED possibilita a configuração de todos os tipos de documentos necessários para cada operação. O sistema, dessa forma, trabalha de forma enxuta e otimizada.
Digitalização de modelos de contratos (propostas de compra e venda, autorizações de agenciamento, etc.) – substituindo papéis por arquivos eletrônicos, delegação de responsabilidades aos setores quanto ao acompanhamento de processos e preenchimento rápido de formulários/fichas, são algumas das características do GED.
2. O sistema cria de maneira ágil e prática documentos sem a necessidade de suporte externo, como: cadastros de imóveis, clientes, leads, corretores, parceiros de negócio, etc.
3. Gestão de auditoria de documentos – com alertas e avisos integrados, workflows (fluxos de trabalho) de aprovação e processos, gestão de protocolo, sistema offline de cadastro de clientes e documentos para digitalização, são módulos de um excelente GED.
4. Todas as pessoas envolvidas em processo imobiliário qualquer, como: compra e venda, aluguel, contratos de agenciamento, avaliações, etc – possuem acesso rápido e online ao GED, de forma que, a comunicação entre empresa e cliente se torna mais clara e objetiva.
Vimos o porquê de o GED ser essencial ao dia a dia de imobiliárias que buscam vender mais e ser líderes de mercado.
Além do GED, gostaria de conhecer o portfólio de soluções que a Acervo tem para a sua empresa? Então não perca mais tempo e entre em contato com o nosso serviço de atendimento. Queremos ajudá-lo a encontrar o sistema ideal para a sua imobiliária!
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