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Qual é a importância do arquivista para uma empresa?

07/08/2019

 

Todos os documentos de uma empresa contam a sua história e trajetória no decorrer dos anos. Além disso — e ainda mais importante —, guardam informações confidenciais dos clientes. Podemos considerar eles como um patrimônio. Por isso, esses arquivos precisam ser cuidados e organizados de forma correta e com muita cautela por um profissional capacitado, como o arquivista. 

 

O arquivista é o profissional responsável pela organização e gestão das informações da empresa, a partir de técnicas de avaliação dos documentos, produção, guarda, preservação e utilização mais adequada dos arquivos. Tudo isso mostra a importância do arquivista para uma empresa. 

 

 

O que é arquivologia?

 

A arquivologia é um estudo ainda pouco conhecido no Brasil; algumas pessoas não sabem identificar qual a real importância do arquivista para uma empresa, por exemplo. A arquivologia é o estudo das funções básicas de arquivar documentos, sejam eles imagens, textos ou dados. Eles são analisados e transformados para uma forma mais fácil de leitura e transmissão de conhecimento

 

Mas, afinal, qual a importância do arquivista para uma empresa? Como esse profissional consegue fazer a diferença na organização de documentos importantes? Para responder essas perguntas, a Acervo preparou algumas informações sobre a profissão do arquivista. Confira no texto abaixo! 

 

Destaque: a regulamentação do arquivista ocorreu em 4 de julho de 1978. Comparado a outras profissões, ela é recente, sendo o curso encontrado em algumas universidades brasileiras.

 

 

A importância do arquivista para uma empresa  

 

1. Redução da perda de documentos 

 

Diariamente as empresas produzem uma grande quantidade de papéis, e armazenar eles de forma correta é uma tarefa difícil, o que aumenta as chances de perda das informações. Para que essa situação não ocorra com seu negócio é importante a contratação de um arquivista. 

Com auxílio do profissional, um estudo será feito de todos os documentos da empresa e depois eles separados por setores, nomes e datas, diminuindo consideravelmente o risco de perda dos arquivos por mal armazenamento. 

 

2. Otimização do espaço físico 

 

Os documentos e papéis gerados pelas empresas, quando não organizados, ocupam um bom espaço dos departamentos e repartições, seja por ficar em cima das mesas ou de outros arquivos. A falta de espaço pode gerar desordem nos setores e colaboradores. Qual a solução para isso? Bom, a mais indicada é a colaboração do arquivista. 

 

O arquivista ajudará a organizar os documentos de uma maneira que haja a otimização de espaços dentro da empresa, podendo criar um novo ambiente de trabalho e o aumento da produtividade dos colaboradores. 

 

3. Aumento da produtividade 

 

Com os documentos organizados, sem que os colaboradores percam tempo na procura pelas informações, eles podem se dedicar às suas atividades específicas, aumentando a produtividade. Essa é mais uma vantagem da contratação de um arquivista por empresas. 

 

Ele é o responsável por cuidar de toda parte burocrática dos documentos, como circulação interna de informações, lançamentos de planilhas, atendimento de solicitação de arquivos e envelopes, descarte correto dos documentos, definição da tipologia das informações, entre outros. 

 

 

O papel de um arquivista dentro das empresas é essencial para o empreendimento que busca organização e crescimento no mercado. Logo, sabemos que arrumar os documentos de uma empresa não é algo prático, ainda mais quando feito somente por um profissional. 

 

Portanto, a contratação dos serviços de uma empresa de gestão documental é altamente importante, sendo até indispensável em alguns casos. Com a ajuda de várias pessoas, o trabalho pode ser muito mais eficaz e, consequentemente, satisfatório. 

 


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