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Por que o GED é importante para o controle de informações?

15/08/2019

 

 

Sua empresa está passando por transformações e quer segurança para o armazenamento e compartilhamento de informações? A solução pode estar na implementação do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Com ele, as empresas conseguem ter controle de informações e documentos arquivados no local com mais facilidade. 

 

Isso graças a um software que auxilia no processo de busca, tornando a tomada de decisão mais ágil, sem falar na mobilidade e na praticidade de ter a informação na palma da mão, na hora e momento que precisar. Para isso, basta acessar o sistema com login e senha, em dispositivos móveis como smartphones, tablets e notebooks. 

 

Todo esse processo é fundamental, hoje em dia, para empresas que buscam otimização do tempo e aumento de produtividade. Afinal, a demanda de documentos é grande, e eles precisam estar num local protegido que preserve as informações com segurança para que elas sejam acessadas sempre que precisar. 

 

Quer saber como sua empresa pode se beneficiar com o GED e ter todo o controle de informações? Confira as principais vantagens do sistema no texto de hoje da Acervo!

 

Como o GED influencia o controle de informações para empresas 

 

Reduz custos com grandes investimentos 

 

Quanto maior uma empresa for, maior também é a necessidade de se ter um setor de tecnologia da informação (TI) completo, o que gera um gasto considerável, tanto com a contratação de profissionais quanto com dispositivos. Porém, com o GED, o investimento não é alto. Além disso, a instalação do software é feita rapidamente nos dispositivos que serão usados para controle de informações. 

 

Não podemos deixar de citar também que digitalizar os documentos a partir do GED auxilia sua empresa na diminuição do espaço físico ocupado por documentos.

 

 

Aumenta a produtividade da equipe

 

A busca por documentos em pastas e arquivos é algo que gera perda de tempo por parte dos profissionais, que poderiam estar usando desse período para produzir sua tarefas diárias. Uma solução para essa situação é a instalação do GED. O software, que proporciona a digitalização dos documentos, gera o aumento da produtividade com a facilidade no acesso às informações. 

 

Com apenas um clique, na tela do computador ou dispositivo móvel, é possível ter acesso ao documento solicitado, podendo ele ser editado e compartilhado também, com toda segurança, apenas por quem é permitido o acesso com login e senha. Com isso, sua empresa tem o controle de informações que são geradas pelos setores. 

 

Promove uma melhor gestão 

 

Um dos segredos para que a empresa tenha sucesso é uma boa gestão, com controle dos gastos e tomada de decisões, entre outros fatores. E o GED proporciona isso. Ele consegue garantir uma melhor gestão dos recursos físicos e financeiros.

 

Para isso, o software ajuda na economia com diminuição da compra de papéis e realização de impressões, sem falar ainda na redução do consumo de energia elétrica, colaborando com o meio ambiente. O GED é um sistema sustentável

 

Logo nos primeiros meses de funcionamento já é possível perceber a melhora nos resultados e os primeiros benefícios que o GED proporciona no controle de informações da empresa. Com certeza a gestão será muito mais eficiente, transmitindo a segurança necessária para os colaboradores e clientes.

 

Garante a segurança das informações 

 

Os documentos produzidos pela empresa são informações importantes e que devem ser armazenadas com toda segurança, sem o risco de perda e deterioração. Afinal, ali constam informações de clientes e da própria firma. Portanto, é preciso contar com ajuda de um sistema que permita isso. 

 

Quando tratamos de controle de informações, o GED é considerado um dos softwares mais apropriados para esse tipo de assunto. Seu armazenamento em nuvem é ideal para certificar a segurança dos documentos e arquivos, principalmente quando ocorre algum imprevisto. 

 

Para que sua empresa saía na frente das demais é preciso contar com um sistema moderno, atual e diferenciado, assim como o GED. Com ele, o controle de informações da sua empresa estará seguro e íntegro. 

 

Quer saber mais informações sobre o GED? Entre no site da Acervo e acompanhe como esse sistema inovador pode facilitar o dia a dia da sua empresa.