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Por que contratar uma empresa de guarda de documentos?

10/12/2019

 

Sabe aquelas pilhas de papéis que se acumulam com o decorrer dos anos na sua empresa e você não sabe como organizar e onde armazenar? Pois bem, há várias soluções para esse problema, entre elas: contratar uma empresa especializada em guarda de documentos. Afinal, uma gestão de arquivos eficiente ajudará no aumento da produtividade dos colaboradores e na otimização do tempo de procura das informações. 

De acordo com pesquisa realizada em 2018 pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), o primeiro sinal da má gestão de arquivos são as horas perdidas em busca das informações, que no país chega a 2 horas diárias. Além disso, as grandes empresas costumam perder um documento a cada 12 segundos, dados que afetam diretamente o trabalho e reconhecimento da empresa com seus clientes. 

 

Se você ainda tem dúvida sobre a importância de contratar uma empresa de guarda de documentos para organização dos arquivos do seu empreendimento, esse conteúdo esclarecerá o que é e quais os principais benefícios dessa solução. Confira! 

 

O que é guarda de documentos?

Desde a criação da lei 8.159 de 1991, as empresas precisam guardar por determinado tempo alguns documentos, principalmente os trabalhistas. No entanto, os documentos precisam estar armazenados de forma adequada, num espaço apropriado, que facilite seu manuseio e seja resistente a ação do tempo. 

E a guarda de documentos se trata exatamente disso. Achar soluções para o armazenamento seguro e ágil dos arquivos de uma empresa. Um serviço terceirizado, que ordena os documentos conforme sua temporalidade, o setor responsável, o tipo de informação que se trata para facilitar e diminuir o tempo de procura quando solicitado. 

 

Dica: Para saber qual o prazo de guarda dos arquivos trabalhistas confira esse conteúdo sobre o assunto. 

 

Vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos 

 

Preservação dos arquivos 

Como dito no início do texto, um dos principais diferenciais da guarda de documentos terceirizada é a preservação dos arquivos. Isso porque os documentos ficam armazenados num ambiente adequado (onde não há umidade, poeira, calor e outros intempéries) que deterioram o papel com mais rapidez. 

 

Controle de custos 

Outro benefício de contratar uma empresa para realizar a guarda de documentos é a redução de custos operacionais. Com o serviço terceirizado há economia do espaço físico - podendo o local ser utilizado para outros fins da empresa. 

Além disso, há redução da compra de equipamentos e arquivos para armazenar os documentos. A guarda de documentos consegue reunir num mesmo local todos as informações da empresa. 

 

Otimização do tempo de busca 

Como sabemos, os colaboradores acabam perdendo muito tempo ao procurar um documento quando solicitado. E isso impacta diretamente a produtividade e a tomada de decisão dentro da empresa, principalmente se pensarmos no atendimento ao cliente, que ficam impacientes até a solução do seu problema. 

Para que sua empresa não passe por essa situação, que terceirizar o serviço de guarda de documentos faz toda diferença. Com os documentos organizadas a busca é facilitada e não há risco de perda de informações. 

 

Aumento da produtividade 

O aumento da produtividade está inteiramente ligada a otimização do tempo. Ao não precisar procurar pelos arquivos - que rende a perda de um longo tempo de serviço - o primeiro resultado percebido com a terceirização da guarda de documentos é a realização de outras tarefas por parte do colaborador nesse período. Com isso, a produtividade na empresa tem um crescimento significativo. 

 


 

Agora que você já sabe a importância de contratar uma empresa especializada para a guarda de documentos, que tal saber mais informações sobre o serviço da Acervo? Entre no nosso site e descubra as soluções para a melhor gestão da informação da sua empresa.