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Minha empresa precisa de uma gestão documental?

06/06/2019

 

A gestão documental é algo que ainda gera dúvidas entre os empreendedores e gestores empresariais. Falta de conhecimento? Falta de uma empresa confiável para gerir as informações com segurança? Alto custo? Estas costumam ser algumas das justificativas. O importante é que, por conta disso, muitas empresas acabam dando o destino errado para os documentos produzidos, causando, às vezes, situações de risco trabalhista e fiscal.

A gestão documental, além de não ser algo caro, é um investimento que, com certeza, trará custo-benefício e produtividade ao seu empreendimento. Ela é indicada para empresas que buscam armazenar e organizar seus documentos de forma segura, possibilitando uma busca e compartilhamento mais rápidos; tudo na tela do computador, smartphone ou tablet.

Mas, afinal, para quais empresas a gestão documental é indicada? Quais situações são adequadas? Quais as suas vantagens? Quais os riscos que a empresa corre sem um serviço de gestão documental? Para responder essas e outras dúvidas, a Acervo separou algumas dicas. Confira!

 

Riscos de não ter uma gestão documental eficiente

 

Vazamento de informações sigilosas e importantes da empresa;

Perda de documentos;

Demora para encontrar um documento quando solicitado com urgência;

Degradação dos documentos por conta do tempo.

 

Empresas onde a gestão documental é indispensável

 

Hospitais e clínicas: já imaginou organizar todas as informações dos pacientes que estão internados ou que já passaram pelo hospital? Difícil, não? Para isso, seriam necessárias muitas pastas e arquivos. Hoje, isso não é mais preciso, pois a gestão de documental consegue suprir toda a demanda sem muito esforço e, o principal, com segurança.

 

Imobiliárias: contratos de locação, compra e venda de imóveis, documentos dos clientes. Ufa! As imobiliárias produzem diariamente muitos documentos e arquivos. Portanto, para armazenar tudo isso só com um sistema eficiente como a gestão documental.
 

Escritórios de advocacia e contabilidade: A demanda de documentos produzidos pelos escritórios de contabilidade e advocacia é muito grande. Diariamente são feitos e protocolados processos, contratos, planilhas de contas, entre outros. Documentos importantes, sigilosos e que precisam ser armazenados com a segurança da gestão documental.

 

Dica importante: Vale lembrar que todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, independente do setor e que produzem muitos documentos importantes, necessitam de um sistema de qualidade, seguro e prático para agilizar o dia a dia das repartições.

 

Situações em que a gestão documental é indicada

 

A empresa precisa de uma sala para armazenar arquivos;

Quando há demora para encontrar os documentos solicitados e afeta a produtividade da empresa;

Há situações frequentes de perda de documentos;

Ocorrência de muitos documentos duplicados.

 

Vantagens que a gestão documental traz para sua empresa  

 

Os documentos e arquivos podem ser considerados como patrimônios das empresas. Dados cadastrais, registros de procedimentos internos, contratos de clientes e fornecedores e dados cadastrais são informações importantes e que precisam ser guardadas a sete chaves. Confira algumas das vantagens abaixo:  

 

redução de custos operacionais;

economia de espaço físico nas repartições e departamentos;

segurança no compartilhamento de informações;

documentos compartilhados com pessoas autorizadas;

agilidade na busca das informações;

aumento da gestão empresarial;

sustentabilidade.


 

Sua empresa conta com algumas dessas situações? Provavelmente sim! Nesse caso, adquira já o serviço de gestão documental da Acervo. Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.