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FAQ da digitalização de documentos: as dúvidas mais comuns

27/06/2019

 

Quando o assunto é digitalização de documentos, muitas dúvidas surgem entre as pessoas. O sistema é realmente seguro? Qual o custo? Como os arquivos e informações são armazenados? Todos os documentos precisam ser digitalizados? Esses são apenas alguns dos questionamentos. 

 

Como sabemos, a digitalização de documentos está se inserindo cada vez mais nas repartições e nos setores de grandes e pequenas empresas. Tudo isso como forma de agilizar alguns processos e aumentar a produtividade dos empreendimentos. 

 

Se você está pensando em inserir a digitalização de documentos no seu escritório ou empresa e têm algumas incertezas sobre o processo, esse post ajudará a resolver todas suas dúvidas. Para isso, a Acervo separou os questionamentos mais comuns e explica agora para você. Confira! 

 

5 dúvidas mais comuns na digitalização de documentos 

 

1) Qual o ganho que minha empresa terá aderindo à digitalização de documentos? 

 

Esse é um dos questionamentos mais comuns quando falamos em digitalização de documentos. Sua empresa terá diversos ganhos inserindo esse sistema, entre eles: a diminuição da perda de documentos e arquivos, aumento da produtividade, redução do volume de papéis nas mesas, sustentabilidade e otimização do tempo.

 

2) É necessário digitalizar todos os documentos da empresa? 

 

Essa é uma questão que depende de cada setor. Alguns departamentos e repartições produzem um grande volume de papéis diariamente, portanto, digitalizar ajuda a agilizar as atividades. Claro que, em alguns casos, muitos documentos precisam estar em mãos para serem repassados para o cliente, como no caso de documentos oficiais. 

 

3) A digitalização de documentos é realmente segura? 

 

Sim, a digitalização de documentos é um dos processos de gestão documental mais seguros. Na Acervo, por exemplo, todas as informações ficam armazenadas no servidor de cada cliente. Além disso, são feitos backups em mídia, que garantem que seus documentos não serão perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas. 

 

4) Depois de digitalizados, como encontrar os arquivos? 

 

Para você conseguir localizar o documento desejado é preciso ter um login e senha. Todas essas informações devem ser disponibilizadas pela empresa contratada para o serviço de digitalização. Na ferramenta, você poderá realizar a busca pelos arquivos a partir do nome ou de uma palavra-chave. 

 

5) A digitalização de documentos tem alto custo? 

 

O processo de digitalizar documentos não é, em valores brutos, algo barato. É necessário desembolsar um valor considerável. Por outro lado, tudo isso tem uma justificativa: a digitalização de documentos é feita a partir de softwares e hardwares que também possuem custos, já que são ferramentas importantes que envolvem alta tecnologia. 

 

Conseguiu tirar algumas das suas dúvidas sobre a digitalização de documentos? Não? Então entre em contato com a Acervo; nossa equipe está preparada para atendê-lo!