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Conheça 4 tendências de gestão documental no Brasil

24/07/2019

 

A tecnologia surgiu para facilitar e agilizar as atividades diárias das pessoas, mas, muito além disso, ela transformou o modo de interagir, tanto pessoal como profissional. Portanto, a gestão documental do Brasil não foi diferente. Várias empresas aderiram ao sistema para otimizar o tempo dos colaboradores e espaço dos setores também. 

Há alguns anos, era comum chegar a um escritório, setor administrativo de uma empresa ou de recursos humanos e encontrar pilhas de documentos em cima das mesas dos trabalhadores ou então os papéis em arquivos antigos, que estavam ali simplesmente ocupando espaço dentro das repartições. 

Com a gestão documental no Brasil, essa situação começou a mudar, trazendo tecnologia e novas alternativas para armazenar de forma segura e com fácil acesso arquivos e informações importantes da empresa ou clientes. Tudo isso colaborou com o aumento da produtividade e eficiência dos serviços realizados. 

 

Importante: Em 2018 foi sancionada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que traz novas regras e preocupações para o armazenamento e descarte correto dos documentos das empresas. A LGPD trouxe políticas mais claras também em relação à segurança, proteção e transparência das informações. 

 

Por estar em ascensão, a gestão documental no Brasil apresenta algumas tendências para este e os próximos anos. Para saber quais são, a Acervo separou as principais e te explica para que servem e quais as vantagens. Confira! 

 

Novidades para gestão documental no Brasil 

 

1) Assinatura digital

 

A assinatura digital é uma das principais novidades da gestão documental no Brasil, principalmente depois das novas regras da lei de proteção de dados. Essa modalidade, assim como o nome já diz, é uma forma de assinatura eletrônica, que utiliza a criptografia para comprovação da origem do documento. 

Com a assinatura digital, sua empresa, setor de RH ou escritório eliminam a coleta de assinaturas e o reconhecimento de firma, processos burocráticos que ocupam um bom tempo dos colaboradores e clientes. Outra vantagem é que o sistema reduz custos e agiliza a formalização dos papéis. 

A assinatura digital tem validade jurídica e garante a segurança, integridade e autenticidade das informações fornecidas. 

 

2) Armazenamento em nuvem 

 

Esse é um dos métodos mais conhecidos quando falamos em gestão documental no Brasil. A partir de um servidor online, todos os documentos são armazenados em pastas que podem ser acessadas a qualquer momento de dispositivos como smartphones, tablets ou notebooks. 

Sua busca é facilitada, pois os arquivos são identificados por nome, data e setores. A segurança do armazenamento em nuvem está no acesso de somente pessoas autorizadas, pois é necessário login e senha.

 

3) GED - Digitalização de documentos 

 

Se você busca uma boa gestão documental para sua empresa, escritório ou qualquer outro ramo do empreendimento, o sistema GED é a solução. O sistema GED utiliza de um software para realizar o acesso rápido aos arquivos, controle dos documentos e colaboração para o planejamento estratégico. 

Durante o processo de digitalização dos documentos os arquivos passam por diversas etapas até chegar a tela do seu computador ou dispositivo móvel. São eles: 

 

- planejamento 

- preparação do documento

- digitalização

- controle de qualidade 

- indexação 

- disponibilização para o cliente 

 

4) Robôs de automação 

 

Uma das tendências para gestão documental no Brasil para os próximos anos são os robôs de automação para organização e guarda de arquivos. O método já vem sendo testado e tem como objetivo principal diminuir a burocratização no uso de papéis para armazenamento de informações dos clientes e da empresa. 

A medida que o tempo passa, com certeza veremos cada vez mais o uso de robôs e inteligência artificial para diversos processos.




Gostou das dicas de tendências para gestão documental no Brasil? Quer saber mais informações sobre os serviços da Acervo? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas já.