Blog

Como sua empresa pode reduzir custos com a microfilmagem de documentos?

24/10/2018

 

A microfilmagem faz a captação fotográfica de arquivos que contenham informações importantes. O recurso, entre outros benefícios, ajuda a economizar espaço, aumenta a vida útil dos documentos e facilita o acesso a eles.

Legalmente falando, a microfilmagem é a única alternativa que permite que os documentos físicos sejam completamente descartados após a microfilmagem. Isso faz com que, mesmo que outras opções também sejam válidas, a microfilmagem seja a única que realmente reduz o espaço utilizado.

Além de todas as vantagens práticas, os benefícios proporcionados pela microfilmagem são eficazes também na redução de custos. No texto de hoje trouxemos maiores detalhes sobre como cada um dos benefícios citados podem ajudar a sua empresa a ter economia ao mesmo tempo em que mantém os dados organizados. Saiba mais!

 

Poupa espaço

Um dos principais problemas em manter os documentos guardados dentro da empresa é o espaço que eles ocupam. Por vezes, chegam a preencher salas inteiras, fazendo uso de ambientes que poderiam ser melhor aproveitados. Junte isso à comum desorganização e você terá a fórmula para locais mal otimizados e até evitados.

Para se ter uma ideia de como existe uma economia espacial significativa, uma microficha de 4 gramas é equivalente a cerca de 2 quilos de documentos. O tamanho normal de um rolo de filme é de 7x7 centímetros, espaço suficiente para alocar 5.000 documentos, ou 6 caixas de arquivos.

 

Durabilidade

O papel é um material que se desgasta de maneira fácil, sendo que apenas uma pequena falta de cuidado já é suficiente para danificar o documento. Isso pode acontecer de vários jeitos, seja rasgando, amassando, riscando acidentalmente ou até mesmo derrubando alimentos e bebidas.

Microfilmes, no entanto, duram de 100 a 500 anos, desde que sejam mantidos em condições de ambiente adequadas. Isto é, salas com temperaturas controladas e com baixa umidade. A durabilidade de séculos chama a atenção e pode causar desconfiança, porém esse tempo é garantido por normas internacionalmente reconhecidas, como a ANSI e a ISO.

Tal resistência é justificada pela composição dos microfilmes. Diferentemente de filmes convencionais, o material utilizado na microfilmagem é feito de poliéster, que é um material muito mais rígido que a celulose do filme comum.

 

Acesso

Na concepção de muitos, os documentos depois de gerados não possuem funções muito significativas. Essa é uma visão extremamente errada, visto que as informações presentes em cada um dos arquivos são essenciais em diferentes situações e processos.

Empresas que guardam seus documentos nas próprias sedes e, como já citamos, na maioria das vezes sem a devida organização, sabem a dificuldade enfrentada na hora de procurar informações requisitadas.

Isso faz com que funcionários percam um tempo que poderia estar sendo usado como mão de obra. A princípio este custo pode parecer sutil, porém ele aumenta consideravelmente a longo prazo. Executar a microfilmagem dos documentos facilita o acesso, visto que eles podem ser armazenados em uma nuvem e serem acessados por um computador.

 

Achou interessante? Para saber sobre todas as vantagens da microfilmagem e outros procedimentos documentais, acompanhe a Acervo nas redes sociais! Nós estamos no Facebook e no Linkedin!