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Como escolher a melhor ferramenta de GED e atender à Portaria 315 do MEC

08/11/2018

 

Como vimos em post anterior, a Portaria 315 do MEC passou a vigorar a em abril deste ano e terá como data final para cumprimento dos requisitos: abril de 2020.

O período para adequação e atendimento às regras da Portaria 315 é curto. Portanto, devemos escolher - com precisão - a melhor ferramenta de GED para continuarmos amparados legalmente em nossas atividades do dia a dia.

Para tanto, a Acervo preparou para você algumas dicas importantes para a escolha da ferramenta ideal e eficaz de GED que atenderá integralmente à normativa da Portaria 315 do MEC.

 

Vamos lá!

 

 

A ferramenta mais cara nem sempre é a mais adequada:

Cada empresa ou instituição tem o seu perfil e as suas particularidades. Busque atentamente no mercado empresas que ofereçam a ferramenta de GED que melhor atenda às suas necessidades. Essa sim, será a ideal para a sua organização!

 

Compare com o que está no mercado:

Sempre que precisamos tomar alguma decisão, fazer uma escolha, procuramos informações do que já está consagrado no mercado e com excelentes referências, não é? A esse processo damos o nome de benchmarking.

No caso específico, quais IES - instituição de ensino superior - utilizam ferramenta para GED? Das que utilizam, quais fazem parte do seu segmento ou área de atuação? Dentre as que participam do seu segmento, quais são os seus concorrentes diretos?

Viu só?! Precisamos levantar uma série de informações para fazer a melhor escolha e implementar o melhor processo de GED em nossa empresa.

 

Suporte técnico em língua nativa:

É nesse momento, quando o seu segundo idioma não está tão afiado, que as dúvidas e os problemas aparecem. Não vale a pena arriscar! Contrate um serviço com suporte técnico em português. Lembre-se: precaução e tempo são dinheiro!

 

Suporte técnico in loco:

Além de a língua nativa ser o português, é importante verificar se a empresa contratada para o serviço de GED oferece treinamentos in company para a sua equipe responsável.

 

Criação de documentos:

Um ponto muito útil é a possibilidade de criar documentos digitais dentro da própria ferramenta de GED. Verifique!

 

Digitalização em grandes volumes (escala):

Você precisará de uma ferramenta que digitalize seus documentos em grande velocidade. A sua empresa não pode perder tempo, atente-se! “Time is money!”.

 

Sharing - compartilhamento:

Hoje, em nosso universo organizacional, a todo momento, compartilhamos: dados, informações e notícias. A ferramenta de GED ideal deverá ser capaz de possibilitar o compartilhamento de documentos entre pessoas devidamente habilitadas.

 

Reconhecimento de texto:

É um quesito importantíssimo que impactará na qualidade e velocidade da digitalização. Se a ferramenta oferecida cumprir tal missão, o processo de digitalização será quase que automatizado.

 

Serviços avançados:

Top! Se a ferramenta de GED for competente ao ponto de processar elevados volumes de transações nos servidores no momento de converter e exportar documentos: “Bingo! É a ferramenta que procuramos!”

 

Integração:

Para que tenhamos um sistema nota 10, verifique a possibilidade de sua integração com outros sistemas. Evitaremos, com isso, muitas dores de cabeça.


 

A Acervo acredita que após as preciosas dicas listadas acima, você e sua IES buscarão uma empresa com sólida história de sucesso no mercado e que prestará um excelente serviço, com honradez e credibilidade.

 

“Não deixe que a sua IES fique para trás, escolha logo a melhor ferramenta de GED e atenda aos requisitos da Portaria 315 do MEC”.

 

Entre em contato conosco e conheça as soluções em GED da Acervo que atenderão por completo as necessidades da sua empresa.