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5 etapas da organização de arquivos para sua empresa

18/07/2019


 

Toda empresa, seja de grande ou pequeno porte, apresenta um volume considerável de documentos e arquivos. Agora, já imaginou como seria  para arrumar toda essa demanda sem a existência da organização de arquivos? Serão papéis perdidos, confusão para encontrar o documento quando solicitado e, com tudo isso, a diminuição da produtividade da equipe. 

É exatamente por isso que existe a organização de arquivos, uma forma eficiente de armazenar os documentos, sem o risco de perdas, deterioração das informações, economia de tempo e dinheiro, agilidade para suprir a demanda dos clientes e, o principal, ter informação de fácil acesso coloca sua empresa na frente das concorrentes.   

 

Para ajudar sua empresa na organização de arquivos, a Acervo separou algumas dicas importantes que irão facilitar o seu dia a dia. Confira! 

 

1. Levantamento de dados 

A organização de arquivos é um processo importante, por isso é preciso muita atenção e conhecimento sobre o funcionamento de cada setor da empresa. Portanto, um levantamento de dados é essencial para não haver prejuízos mais tarde.

 

Essa etapa faz toda diferença na verificação do que realmente precisa ser ordenado ou não, e quais os benefícios que a implantação do sistema irá gerar na empresa. É preciso saber sobre o regimento interno, estrutura e que tipo de documento é gerado e recebido pelos departamentos. 

 

2. Contratação de uma empresa responsável 

Para que a organização de arquivos da empresa seja feita de forma organizada é fundamental contratar um serviço qualificado. Somente uma empresa comprometida e de qualidade pode fazer a diferença nessa etapa, assim como a Acervo que organiza os documentos conforme acordado com a empresa que contratou os serviços.  

 

3. Planejamento 

A terceira etapa da organização de arquivos é o planejamento. Nessa fase, são feitas a divisão dos tipos de materiais: identificados por pastas, nomes e seções; quais cuidados ter no armazenamento conforme os tipos de documentos; e a definição de quem terá acesso às informações. 

 

Com o planejamento é possível evitar confusão na hora da procura dos arquivos no processo de organização e otimização do tempo da empresa e de seus colaboradores com outros serviços emergenciais. 


 

4. Definição do espaço físico 

Para que a organização de arquivos tenha resultado positivo é preciso identificar o tamanho do espaço físico disponível na empresa. Afinal, é no local que os documentos serão reunidos e o objetivo principal do processo é facilitar o dia dia dos departamentos na procura por informações. 

 

Logo, o ambiente de organização de arquivos deve ser definido conforme as limitações da empresa e a quantidade de documentos que serão armazenados. 


 

5. Verificação do tempo da guarda 

Por fim, uma das etapas mais importantes é saber o tempo exato de armazenamento de cada documento. Para isso, são definidas duas categorias: guarda permanente e guarda temporária. A separação dos arquivos nessas características ajuda a reduzir os volumes de documentos e aumenta o espaço físico da empresa.

 

  • Guarda permanente 

Na guarda permanente são encontradas informações restritas e que não podem ser retiradas da empresa com facilidade. Os documentos desta categoria são organizados em forma de caráter definitivo, pois podem ser necessários a qualquer momento. É como se fosse um “documento histórico” do estabelecimento. 

 

  • Guarda temporária 

Já a guarda temporária, os documentos não deixam de ser importantes também, mas depois de um determinado tempo podem ser descartados, sem causar prejuízos. 

 


Gostou das dicas? Agora que você já sabe das etapas para organização de arquivos, que tal contratar o trabalho especializado para sua empresa? Siga a Acervo no Facebook e confira nosso serviço.