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4 dicas para escolher a melhor solução de gestão da informação

05/05/2020

A informação já é considerada um dos bens mais valiosos de qualquer empresa, ainda mais quando o volume de dados é elevado, podendo, inclusive — quando há boa organização —, fornecer insights capazes de mudar e moldar o futuro de toda a empresa. Porém, para que isso realmente aconteça, é preciso contar com a melhor solução de gestão da informação.

Neste texto que nós preparamos e trouxemos, a Acervo te mostra 4 dicas para escolher a melhor solução de gestão da informação, além de fazer uma breve introdução a respeito do assunto. Continue a leitura abaixo e confira!

 

Uma introdução à gestão da informação

Conceituando o termo antes de dar as dicas, a gestão da informação é definida como todos os processos utilizados para manter os dados de um ambiente organizados e com acesso facilitado. Sendo composta por certas etapas, incluindo coleta, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação, a gestão da informação tem como grande finalidade garantir a circulação segura dos dados.

Caso você queira saber um pouco mais sobre o assunto, nós temos outro texto inteiramente dedicado a ele aqui no blog da Acervo, onde falamos tudo o que você precisa saber sobre a gestão da informação para empresas. Leia-o aqui!

 

4 dicas para escolher a melhor solução de gestão da informação

 

1. Opte pela facilidade no uso

Implementar um sistema novo em uma empresa nunca é uma tarefa fácil, especialmente se estivermos tratando de uma empresa grande. Isso porque não basta que o gestor entenda o funcionamento do serviço contratado; no dia a dia da empresa, são os funcionários que irão lidar com a ferramenta e com tudo que ela pode oferecer.

Portanto, para que o uso da melhor solução de gestão da informação seja mais tranquilo e não traga problemas, escolha a opção que apresente uma usabilidade mais prática. Assim, seus funcionários poderão aprender a utilizar o sistema com mais facilidade e a sua gestão da informação será muito mais efetiva.

 

2. Dê preferência à maior mobilidade

Atualmente, os celulares e os tablets são itens essenciais para acessar a internet. Graças à mobilidade que apresentam, eles se tornaram os dispositivos preferidos das pessoas que não podem estar sempre à frente de um computador. E isso também vale para a gestão da informação. Afinal, você pode acabar precisando de um dado específico quando não estiver nas instalações da empresa, certo?

É exatamente por isso que outro ponto crucial da melhor solução de gestão da informação para a sua empresa é a mobilidade dele. É fundamental que você opte por um sistema que disponibilize o acesso não somente pelo computador, mas também por dispositivos móveis, seja pelo próprio navegador ou por aplicativos específicos para o acesso.

 

3. Evite soluções prontas

Como uma forma de reduzir custos, muitas empresas que vendem suas soluções de gestão da informação apostam em plataformas prontas, ou seja, iguais para todos os clientes que quiserem contar com ela. Porém, isso quase nunca é uma boa ideia. Diferentes empresas possuem diferentes necessidades de gestão. 

Dificilmente o exato mesmo sistema irá funcionar perfeitamente tanto para uma escola quanto para um hospital, por exemplo. É preciso levar em conta as particularidades de cada tipo de negócio. Sendo assim, fuja das soluções “de caixinha” e dê preferência às empresas que oferecem sistemas personalizados.

 

4. Venha para a Acervo!

Por fim, a última dica para escolher a melhor solução de gestão da informação: venha para a Acervo! Com uma gama de opções que inclui o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e a guarda física de arquivos, nós analisamos cada um dos casos e concluímos qual é a solução mais adequada para sua empresa!

Conheça cada um dos serviços oferecidos pela Acervo aqui mesmo no nosso site e tenha a melhor solução de gestão da informação na sua empresa você também!