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4 dicas de conservação de documentos para a sua empresa

18/09/2019

 

A digitalização de documentos trouxe muitos benefícios para as empresas, porém, como sabemos, nem todos os arquivos podem simplesmente ser dispensados. O papel ainda é necessário para vários processos e realização de serviços. Portanto, os cuidados com a conservação de documentos é etapa importante para preservar as informações.

 

Para fazer isso é preciso conhecimento sobre o tempo de guarda dos documentos, pois o papel é um produto delicado e a combinação do tempo e o tipo de armazenamento é fator essencial para evitar danos às informações.

 

Claro que o papel tem por característica perder a sua qualidade com o passar dos anos, mas o tipo de conservação de documentos está inteiramente ligado à aceleração desse processo, sendo considerado o principal motivo na perda das informações e danos ao produto.

 

Para que sua empresa não tenha problemas com a perda de arquivos, a Acervo preparou para hoje dicas de como fazer a conservação de documentos de forma correta e ter as informações disponíveis e muito bem cuidadas por mais tempo. Confira!

 

Principais dicas de conservação de documentos para empresas

 

1. Local adequado

 

Para ter a conservação de documentos a etapa principal é ter um local adequado para armazenar esses arquivos. Geralmente as empresas colocam os documentos em salas, sem ter a preocupação se o local conta com umidade e poeira, por exemplo, fatores que ajudam para a degradação do papel mais rapidamente.

 

Logo, é preciso atenção na hora de armazenar os documentos. O indicado é um ambiente com boa ventilação, sempre higienizado, com temperatura inferior a 23 ºC, umidade inferior a 65% e acima de 15% e, caso, os arquivos fiquem em prateleiras e estantes, deixar o mais distante possível da parede.

 

2. Limpeza frequente

 

Como sabemos, ambientes com muitos papéis têm por tendência acumular poeira e sujeira, duas características inimigas da conservação de documentos. Por isso, a limpeza desses locais deve ser frequente. Todas as pastas, estantes e prateleiras precisam ser limpas com produto adequado, como, por exemplo, pano seco.

 

Mas a limpeza não se refere somente aos documentos. Ao manusear os arquivos é preciso também seguir alguns cuidados como estar com mãos limpas, usar luvas em caso de papéis importantes e, claro, não consumir alimentos no local.

 

3. Tipo de embalagem para armazenamento

 

Para a conservação de documentos é fundamental utilizar as embalagens corretas. Grampos, clipes e embalagens com papéis soltos não são indicados. Os grampos e clipes deixam marcas dos documentos, principalmente pelo fato de enferrujarem com o tempo. Já no outro caso, a perda dos arquivos torna-se um risco.

 

No entanto, o recomendado é usar embalagens plásticas, envelopes e caixas. Eles ajudam a preservar o documento por mais tempo e sem causar danos às informações contidas no papel.

 

4. Gestão de prazos

 

Todos os documentos têm um tempo certo para sua guarda. Esse fator é importante para as que as empresas saibam por quanto tempo armazenar os arquivos e descartar o que for realmente necessário.

 

Por isso, para a conservação de documentos o recomendado é indicar nas pastas e arquivos a data de expiração de cada documento, assim é mais fácil descartar os papéis com segurança e otimizar espaço dentro da empresa.

 

Dica importante: para ter certeza que os documentos da sua empresa fiquem realmente conversados, a digitalização ainda é a ação mais eficaz. É ela que garante a integridade das informações, facilita o acesso a elas e assegura a segurança contra perdas e danos. Vale lembrar, contudo, que a digitalização não elimina completamente o uso de papéis.


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