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3 vantagens em terceirizar a organização de arquivos

31/10/2018

 

Você que é dono de empresa sabe a importância que os documentos têm no seu negócio. Mais do que pedaços de papel, eles são necessários em diferentes tipos de processos, sejam eles trabalhistas, fiscais, administrativos, enfim; e tê-los em mãos é um ótimo primeiro passo para evitar problemas. A correta organização de arquivos é essencial nesse cenário, visto que só assim os documentos não serão perdidos e poderão ser acessados a qualquer momento.

O tempo em que arquivos eram simplesmente amontoados de papel cheios de poeira, desorganizados e jogados em uma sala qualquer passou há anos. Muitas organizações já perceberam os malefícios desta prática e começaram a se preocupar mais com a ordem de seus documentos, trazendo para suas empresas métodos mais eficientes.

Dentre outros procedimentos, a organização de arquivos é uma opção que se destaca pela possibilidade de manter os documentos no espaço físico da empresa. Para que a organização seja feita, uma equipe técnica é encarregada de elaborar o planejamento, checar o espaço disponível e verificar o tempo de guarda de cada documento. Apenas depois da execução de todos esses passos a organização pode acontecer eficientemente.

Como você pôde ver, pôr em prática a organização de arquivos não é tarefa fácil, e a melhor maneira de eliminar riscos é a terceirização. No texto de hoje traremos 3 vantagens em terceirizar a organização de arquivos, para que você tenha certeza de que seus documentos estarão em boas mãos. Leia mais!

 

Serviço especializado

É fato que todo processo gera documento. No entanto, a maior parte das companhias está focada no seu trabalho e em suas funções diárias, não possuindo tempo e mão de obra para lidar com os arquivos da melhor maneira possível. No final das contas, os documentos passam a ser encarados como um incômodo e deixam de ser vistos como os centros de informações necessárias que são.

Ao terceirizar a organização de arquivos, você garante que os documentos sejam tratados do jeito que devem ser, já que as empresas contratadas são especializadas em todo o sistema organizacional, desde o planejamento até a guarda em si.

 

Rapidez na localização

Ainda que a tecnologia tenha permitido métodos de digitalização, leis como a nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, ainda regulam a política nacional de arquivos e não permitem que os documentos sejam simplesmente descartados. Ou seja, muitas das informações precisam ser mantidas em papel.

Isso faz com que salas de arquivo desorganizadas sejam um pesadelo quando situações exigem que documentos sejam encontrados rapidamente. Uma empresa terceirizada, no entanto, é capaz de elaborar uma organização eficiente, facilitando a procura e otimizando o tempo de funcionários.

 

Redução de custos

Em uma pesquisa feita com empresas americanas, estimou-se que as organizações gastam cerca de seis vezes o custo de um documento só para encontrá-lo. O mesmo estudo constatou que mais de 7% dos documentos gerados são perdidos e que profissionais costumam perder de 5 a 25% do seu tempo lendo informações ou procurando por elas.

Toda essa perda é fruto de desorganização. Contratar uma empresa para organizar os arquivos da empresa poupa todos esses gastos, já que a facilidade na busca aumenta consideravelmente.

 

Organizar os arquivos é parte importante do gerenciamento de uma empresa, mas, como você pôde perceber, a tarefa é complicada e é melhor deixá-la nas mãos de especialistas. Se a sua empresa precisa de um serviço de organização de arquivos, entre em contato com a Acervo! Nós estamos há 25 anos no mercado e somos a melhor opção para você e sua empresa!