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3 dicas de gestão de documentos hospitalares

25/09/2020

Existem negócios que simplesmente não podem abrir mão de uma boa gestão de documentos. Um exemplo que podemos citar aqui são as instituições de saúde — especialmente os hospitais. E é exatamente por isso que este texto na sequência trata da gestão de documentos hospitalares.

Começamos mostrando por que a gestão de documentos hospitalares é tão fundamental e, após isso, listamos 3 dicas que irão ensinar como realizar a melhor gestão de documentos hospitalares possível.

Continue a leitura e confira!

 

Por que a gestão de documentos hospitalares é importante?

Nós já falamos sobre isso algumas vezes por aqui: hospitais estão entre as empresas que mais geram documentos diariamente. Isso porque qualquer pequeno cadastro de pacientes, contendo dados sobre ele, já é considerado um documento.

Tendo isso em mente, é muito fácil imaginar a quantidade de dados que um hospital detém, certo? Sem uma boa gestão de documentos, grande parte dos processos internos do local são prejudicados — o que pode causar erros graves, incluindo até mesmo erros cirúrgicos capazes de colocar a vida do paciente em risco.

E isso tudo sem considerarmos um detalhe importante: a LGPD, que entrou em vigor recentemente devido a uma decisão do Senado. Quando a consideramos, possuir uma boa gestão de documentos hospitalares se torna algo ainda mais importante, não apenas para a organização do hospital e suas funções, mas também para assegurar que ele esteja dentro da lei.

 

3 dicas de gestão de documentos hospitalares

 

1. Aplique a utilização do prontuário eletrônico

Prontuários médicos são os documentos que contêm todas as informações do paciente. E, como o próprio nome já sugere, prontuários eletrônicos nada mais são que a versão digital desses documentos. Eles devem ter as mesmas informações que o arquivo físico teria, com o diferencial de que economizam papel e facilitam a gestão.

É preciso, contudo, atentar-se a um detalhe. Não basta simplesmente elaborar uma versão digital do prontuário e começar a usá-la. Ela deve reproduzir todos os dados do original, ter um certificado digital ICP-Brasil e ficar bem armazenada em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) — sobre o qual falaremos depois.

 

2. Digitalize os documentos físicos existentes

Começar a utilizar documentos nato-digitais, ou seja, que já nasceram no ambiente online e que não têm uma versão física, é uma das soluções para melhorar a gestão de documentos hospitalares; mas não é a única. Outra ação que pode ser colocada em prática é digitalizar os documentos antigos.

Com isso, a gestão facilitada que citamos no tópico anterior fica ainda maior, já que versões originais em papel não precisarão mais ser utilizadas. Todas as informações podem passar a ser consultadas digitalmente — o que, além de agilizar essa consulta, ainda economiza o espaço físico do local e as enormes quantidades de papel normalmente usadas.

 

3. Faça o gerenciamento através de um software

A gestão digital é, com certeza, a melhor solução para a gestão de documentos hospitalares mais eficiente possível. Contudo, você imagina qual é melhor forma para realizar este tipo de gerenciamento? Sem dúvidas, estamos falando de um sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Ele é um software desenvolvido especialmente com este objetivo, tornando toda essa parte de gestão digital muito mais fácil. Algumas empresas, inclusive, atuam com os dois serviços — tanto a digitalização dos documentos quanto o fornecimento do software.

A Acervo é uma delas! Se você quer digitalizar seus documentos para ter uma ótima gestão de documentos hospitalares, entre em contato conosco e veja o que podemos fazer por sua instituição de saúde!

 

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