Saiba quais as vantagens em terceirizar e ter a digitalização dos documentos

Dar o tratamento devido aos arquivos de sua empresa não é fácil. O risco de perder documentos importantes e a dificuldade em encontrar os arquivos certos em caso de desorganização são apenas algumas das situações diárias experimentadas por você e muitos outros empresários e executivos.

Vamos agora mostrar para você as vantagens que se obtém com a digitalização de documentos. Vale relembrar também o assunto abordado na última semana, quando elencamos alguns dos benefícios em terceirizar a gestão de documentos (veja aqui). 

No caso da digitalização, ao contratar uma boa empresa para este serviço, todo material físico demandado é escaneado em equipamentos de alta qualidade, permitindo posteriormente o gerenciamento eletrônico de documentos. As principais vantagens disto são:

1. Agilidade na localização

2. Redução com custo de cópias

3. Facilidade de acesso por diferentes usuários

4. Segurança quanto a extravios ou deterioração ocasionada pelo tempo

5. Arquivamento em alta resolução, permitindo a visualização em diferentes tamanhos

6 Cabe aqui dizer também que este procedimento pode reduzir muito o risco de fraudes documentais, já que o arquivamento digital acaba sendo mais transparente. 

Agora, se você quer uma solução mais ampla para a organização de arquivos a melhor opção é terceirizar toda a gestão de documentos. Contando com o know how de uma empresa especializada neste tipo de serviço você terá garantido o acesso a todos os arquivos de que necessita, no momento em que precisar, tornando seus processos administrativos mais eficazes.

A terceirização inclui, entre outros serviços facilitadores, como a já mencionada digitalização:

– Gestão e guarda física de documentos

– Gerenciamento técnico e especializado 

– Plataforma web para acesso aos arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento

E seja qual for o tamanho da sua empresa ou a necessidade que tenha no que diz respeito ao gerenciamento de documentos, a Acervo coloca à disposição seus mais de 20 anos de experiência no ramo para facilitar a condução do seu negócio. Solicite um orçamento e descubra tudo que a Acervo tem para oferecer.