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Quais as vantagens do Acervo Cloudfile para minha empresa?

29/10/2019

O armazenamento de informações na nuvem já é uma realidade em muitas empresas brasileiras, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Por isso, essa foi uma solução encontrada para diminuir o uso de documentos físicos e as pilhas de papéis que ocupavam espaço dentro dos setores.

No entanto, somente a digitalização de documentos não é a saída em muitos casos, sendo necessário contar com o auxílio de novas soluções digitais, como o Acervo Cloudfile, um serviço inovador da Acervo para as empresas que buscam novidades para o processo dentro dos setores.

 

Para que você compreenda o quanto o Acervo Cloudfile pode fazer a diferença na sua empresa, a Acervo preparou esse post. Abaixo confira mais informações sobre esse sistema inovador e de qualidade!

 

O que é o Acervo Cloudfile?

 

De alta tecnologia e inovador. Essas palavras definem o Acervo Cloudfile, o sistema que é 100% web apresenta qualidade e recursos mais avançados para a digitalização de documentos.

A partir do seu sistema de Electronic Content Management (ECM) é possível organizar, digitalizar, publicar e, com isso, ter um melhor controle sobre os arquivos e informações da sua empresa. Com toda segurança necessária para evitar perdas e danos aos documentos.

O Acervo Cloudfile permite gerenciar os documentos e arquivos em uma única aplicação, atendendo os mais variados departamentos das empresas a partir de uma interface intuitiva, ágil e simples.

 

4 benefícios que o Acervo Cloudfile traz para sua empresa

 

Provavelmente você pode estar se perguntando: qual a diferença da digitalização de documentos em si para o sistema Acervo Cloudfile? Pois bem, nós respondemos para você.

Como sabemos um dos principais objetivos da digitalização é garantir que os arquivos e informações não se percam ou deteriorem com o tempo, afinal, o papel, mesmo armazenado num local adequado, com os anos vai sofrer com as ações de intempéries, ficando amarelado e com as letras apagadas.

Porém, o Acervo Cloudfile oferece essa proteção e outras também; ele ajuda a reduzir os custos com impressões e gastos com papel, por exemplo. Mas, além disso, proporciona:

1. Agilidade na busca pelos documentos

Hoje em dia o tempo está cada vez mais corrido, principalmente dentro das empresas, onde é preciso agilidade na resolução das tarefas. Para isso é preciso ter como aliado um sistema que otimize o trabalho dos colaboradores, como o Acervo Cloudfile.

Seu sistema proporciona uma organização melhor dos arquivos, a partir de pastas nomeadas, separadas por setores e datadas para melhor procura das informações.

Diferente do que acontece com os documentos armazenados em pastas e prateleiras físicas, em que há demora para encontrar o arquivo que deseja. Tempo esse que poderia estar sendo gasto com a realização de outras tarefas.

2. Segurança para os arquivos

A perda de documentos e informações de clientes ou da própria empresa é algo que gera muitos prejuízos, sobretudo a perda de credibilidade diante dos clientes. Portanto é necessário ter uma atenção especial nesses casos.

Se você não quer que essa situação ocorra na sua empresa, o Acervo Cloudfile é uma ótima opção. Como os documentos ficam armazenados em nuvem, as chances de perdas e danos são pequenas.

Além disso, a segurança é também contra ao vazamento de informações, pois os documentos podem ser acessados somente por pessoas autorizadas, já que é preciso login e senha para entrar no sistema.

 

3. Redução de custos com papel e impressão

Seja de grande, médio ou pequeno porte, as empresas costumam produzir muito papel, sendo a maioria deles impressão de documentos, planilhas, relatórios, dados de clientes, entre outros. E tudo isso gera um custo considerável que, muitas vezes, parece não ter solução.

O Acervo Cloudfile apresenta mais esse diferencial: a redução de custos com impressão. Com os documentos organizados na nuvem, sem a necessidade do arquivo físico para acesso, os valores gastos com esse tipo de serviço também diminuem.

 

Dica: É importante lembrar que em alguns casos a necessidade do documento físico (em papel) é necessário. Portanto, isso não significa o descarte total dos papéis.

 

4. Aumento da produtividade

 

Com o Acervo Cloudfile há também o aumento da produtividade dos colaboradores, visto que o tempo perdido na procura pelo documento é mais prática e ágil. Desse modo, é possível a realização das demais tarefas ou a busca de outros conhecimentos na área em que o colaborador trabalha.




Quer saber mais informações sobre como implementar o Acervo Cloudfile na sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.