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Os escritórios de contabilidade e a guarda de documentos

05/02/2015

O acúmulo de documentos em escritórios de contabilidade algumas vezes pode ser ainda maior que nos hospitais e ambientes jurídicos. Principalmente por estarmos falando de uma empresa que cuida da guarda de documentos de outras empresas ou seja, seus próprios clientes!

Precisamos lembrar que essa guarda de documentos não se refere apenas as despesas variáveis de nível administrativo e tributário, mas também despesas de mão de obra e material de expediente. Estamos falando da segurança e da organização da documentação como: Declaração do Imposto de Renda, notas fiscais, folha de pagamentos, balanços mensais/anuais dos lucros de diferentes pessoas jurídicas ao mesmo tempo.

A relação de confiança entre empresa e seu escritório de assessoria contábil é profundo, e quase que tradicionalmente, o cliente do contador deixa os documentos no escritório de contabilidade, sendo uma prática comum. O que poucos sabem é que conforme a legislação vigente, a guarda destes documentos é de responsabilidade indireta do contabilista e direta por parte da empresa contratante. Como atender plenamente as duas partes?

Normalmente os escritórios se preocupam muito com os gastos de reforma dos espaços usados (caixas, pastas, envelopes, gavetas, armários) para a guarda de documentos e nem fazem ideia que existe também a preocupação com critérios de segurança para uma real preservação documental, tais como proteção contra eventuais incêndios e controle de pragas. Procedimentos e cuidados estes que a estrutura da Acervo contempla com total competência e rigor. 

Para uma melhor gestão do seu próprio tempo, estamos à disposição para conversar sobre essa importante guarda de documentos, uma vez que a Acervo já atende diversos escritórios de contabilidade e conta inclusive com uma forma diferenciada de oferecer soluções para o setor. Com a terceirização deste serviço, você obtêm não apenas um ótimo custo benefício que se tornará automaticamente vantajoso para seu escritório e seus clientes, mas também adquire a tranquilidade para focar no trabalho em busca do crescimento da empresa no mercado de contabilidade. Conte com a experiência e competência da Acervo!