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Guardar seus documentos em uma sala ou contratar empresa especializada?

23/10/2014

Mesmo com o avanço da tecnologia, que facilitou a gestão e organização de arquivos com o uso da internet, a maioria das empresas e instituições não tem como fugir dos papéis.  Obrigações fiscais e trabalhistas, por exemplo, precisam estar arquivadas para consultas a qualquer momento, além de obedecer uma legislação que regula o seu descarte.

Tão fundamental quanto guardar documentos é encontrar todos quando for preciso. É como gerenciar uma empresa: tendo planejamento, você pode evitar transtornos financeiros. Utilizar pastas identificadas e separadas por ordem alfabética auxilia na organização dos documentos.

Porém, com o passar do tempo, dependendo do tamanho da empresa, vão se formando pilhas de documentos e os arquivos se multiplicam em espaços nem sempre adequados, misturando ou perdendo dados e informações importantes que no final das contas podem garantir o sucesso ou fracasso do seu negócio. Isso sem falar nos aluguéis das salas, que acabam onerando os custos de operação.

O tempo que funcionários gastam para encontrar o papel requerido, reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

Mas qual a solução?

Contratando uma empresa terceirizada para fazer este serviço, você economiza tempo e dinheiro, facilitando o trâmite de documentos no ambiente corporativo e diminuindo o espaço físico destinado para a guarda de papéis. A Acervo, além de guardar e organizar, otimiza a gestão dos documentos do seu negócio, que podem ser digitalizados e acessados por um sistema próprio de cloud computing.

Oferecemos uma ampla estrutura em ambiente moderno e climatizado, sistema de gestão de tecnologia, equipe especializada e experiência de mais de 21 anos no mercado. Com um ambiente seguro e organizado, a guarda física de documentos é uma das soluções para a preservação e segurança de arquivos e documentos.

A Acervo localiza e entrega seus documentos com a eficiência que sua empresa necessita. Terceirizando conosco a Gestão e Guarda de Seus documentos, você terá redução de custos com: material de expediente, despesas administrativas e tributárias, despesas de mão de obra, agilizando o tempo de resposta com uma pesquisa mais eficiente, evitando a locação de novas salas para arquivo e possibilitando a ampliação do seu negócio.

Conheça uma das soluções da Acervo: a GUARDA DE DOCUMENTOS e declare liberdade para sua empresa ou escritório! Entre em contato agora mesmo (CLIQUE AQUI) e faça um orçamento sem compromisso.