A guarda de documentos é um fator decisivo para a organização, preservação e acesso rápido aos documentos produzidos no dia a dia da empresa.
Afinal, a produção documental ao longo do dia a dia, sem procedimentos padronizados e inteligentes de guarda, pode atrapalhar a recuperação e gestão dos documentos.
Por isso, entenda hoje o que ela é, seus tipos, e seus benefícios!
A guarda de documentos é a organização e armazenamento dos documentos produzidos no dia a dia da empresa.
Sua importância é máxima, uma vez que sem a correta guarda, os documentos serão de difícil acesso para as pessoas que o demandam no dia a dia.
Além disso, já na guarda, serão atribuídos os valores de cada tipo de documento, de maneira a otimizar sua recuperação e armazenagem.
Afinal, lidam-se com documentos dos mais variados valores, e cada um possui determinado tempo de guarda.
Nesse sentido, determinados tipos de documentos, com valor alto valor histórico, administrativo ou jurídico da empresa, serão, por exemplo, armazenados de forma permanente.
Em suma, a guarda de documentos é a organização, avaliação e armazenamento dos documentos produzidos diariamente na empresa, conforme seus ciclos de vida.
A guarda de documentos pode ser feita de duas principais formas, conforme o suporte da informação neles contida: digital ou eletrônica, e física.
Na guarda digital, o GED se destaca como grande ferramenta da gestão documental.
A partir dele, é possível trabalhar com máxima segurança dos documentos institucionais, contando com:
Entretanto, para viabilizar o GED na empresa, é imprescindível contar com o apoio técnico de profissionais capacitados, de modo a prover soluções personalizadas para o seu negócio.
Para isso, vale a pena contar com a consultoria de GED da Acervo, a qual já auxiliou diversas empresas a elevar a gestão documental à Era Digital com excelência.
A guarda de documentos ainda é uma grande necessidade dos negócios, mesmo com o desenvolvimento das TICs (Tecnologias da Informação e Comunicação).
Isso porque aqueles documentos de crucial importância para o negócio, mesmo digitalizados, seja por questões estratégicas ou jurídicas, precisam ser fisicamente preservados.
E para tanto, é necessário que um local da empresa seja utilizado e transformado especificamente para o armazenamento desses documentos.
Desse modo, o espaço físico em questão será inutilizado para quaisquer outras atividades produtivas, que não a utilização como arquivo.
Por isso, dentre as principais vantagens de contratar uma empresa especializada para guarda física, estão:
Seja para a guarda digital de documentos, seja para a guarda física, sem uma empresa especializada, o seu negócio terá que arcar com muitas despesas diretas e indiretas.
Quer entender melhor? Sem uma excelente empresa especializada, o seu negócio precisará:
Por isso, invista em uma empresa séria e segura como a Acervo para a guarda de todos os documentos da sua empresa.
Afinal, possuímos mais de 29 anos de resultados entregues, e somos referência em Gestão Documental.
Entre em contato através do formulário!
Desenvolvido e Otimizado por WEBI
