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Documentos trabalhistas: por quanto tempo guardar?

21/05/2015

Guarda de documentos trabalhistas

Cada caso demanda um prazo (legal ou recomendado) e é preciso ficar atento para não ter problemas com a Justiça do Trabalho ou com a fiscalização.

 

Um dos primeiros procedimentos a ser definido no momento de organizar os documentos de uma empresa é determinar, exatamente, qual sua natureza e por quanto tempo a lei exige que ele seja mantido.

 

Para cada caso existe uma recomendação específica e no que diz respeito a documentos que envolvem questões trabalhistas, observar esses prazos se torna ainda mais importante.

 

E para tornar esse processo ainda mais complexo, cada tipo de documento trabalhista tem um prazo diferente (legal ou recomendado) de guarda. Ou seja, é preciso estar ligado. Para te ajudar nesta missão, vamos elencar aqui alguns dos principais e o período pelo qual eles devem ficar à disposição da empresa.

 

5 anos

  1. Termo de rescisão de contrato
  2. Recibos de pagamento (férias, 13º salário, salário e abono)
  3. Acordos (compensação e prorrogação de horas)
  4. Comunicado de aviso prévio
  5. Controle de ponto
  6. Comprovante de adiantamento salarial
  7. Folha de pagamento
  8. Carta demissional
  9. Comunicação de acidente de trabalho

 

20 anos

  1. Atestado de Saúde Ocupacional
  2. Programa de controle médico de saúde ocupacional
  3. Programa de prevenção de riscos ambientais (histórico do desempenho)

 

30 anos

  1. FGTS (comprovantes de depósito, guia de recolhimento rescisório, garantia do tempo de serviço e informações à previdência)

 

Importante ressaltar que para outros documentos não citados de origem trabalhista é recomendada a guarda por, ao menos, cinco anos. Tudo isso a fim de evitar problemas com processos trabalhistas e com a fiscalização.

 

Um ponto importante também de se manter informado sobre esses prazos é a possibilidade de economizar espaço físico, eliminando documentos que já não têm mais serventia.

 

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