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4 vantagens de digitalizar os documentos de sua empresa

22/09/2017

Todos os dias o volume de documentos que sua empresa produz aumenta? Como organizar toda essa quantidade de papéis? O avanço da tecnologia permitiu a digitalização de documentos, uma solução capaz de dar fim à necessidade de documentos físicos, fazendo com que os fluxos de trabalho se tornem mais eficientes e seguros.  

Muitas ações empresariais ocorrem em diversos lugares, o que pode comprometer a segurança dos documentos. Contratos são assinados no balcão de vendas, validados em mesas de operação e algumas vezes executados em tribunais. São nessas situações que, o fato de contar com a digitalização de documentos e a possibilidade de acesso aos mesmos por computador conta muito, pois não se tem a necessidade de esperar por malotes, enviar cópia do mesmo documento para vários lugares ou até mesmo perdê-lo.

Além dessas vantagens, você sabe quais facilidades a digitalização pode trazer para seu negócio? Separamos alguns benefícios de fazer esse processo.

1. Economia

Armazenar grande volume de papéis pode gerar um custo muito alto. Com a digitalização, os custos com impressão de papéis diminuem e, com uma maior economia, fica mais fácil comprar uma impressora para poder digitalizar esses documentos.

2. Segurança

Com o uso da digitalização, o risco dos documentos da empresa serem perdidos cai significativamente. A digitalização previne a perda em várias ocorrências como: enchentes, incêndios ou até um acidente como rasgar um documento durante o manuseio ou derrubar uma xícara de café naquele documento importante que estava sobre a mesa. 

3. Facilidade de acesso

Com a digitalização, fica muito mais fácil acessar o material, já que isso pode ser feito de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet. Você também pode compartilhar esses documentos com outras pessoas de forma rápida e segura. Mais uma vez você ganha tempo e economiza dinheiro!

4. Promove consumo sustentável

Além dessas vantagens para seu negócio, a digitalização de documentos também contribui para a sustentabilidade ambiental, já que diminui o uso de papéis em seu escritório.

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