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3 consequências da guarda de documentos mal feita

19/11/2018

 

Eu, você, profissionais em geral e empresas dos mais diversos portes e segmentos necessitamos de ferramentas que deem maior agilidade aos procedimentos e rotinas de trabalho em nosso dia a dia.

 

Uma coisa que não costumamos pensar é que a guarda de documentos mal feita afeta diretamente a produtividade de uma empresa, por exemplo. Curioso, não é? Muitas vezes nem percebemos.

 

Segundo pesquisa recente realizada pela ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos - gestores dos 3 estratos organizacionais (estratégico, tático e operacional) perdem cerca de quatro semanas por ano buscando ou procurando informações. Outro dado alarmante é: a cada 12 segundos, em média, um documento se perde nas empresas.

 

Imagine você, o prejuízo que essa guarda de documentos mal feita pode gerar. Grande? Enorme é a resposta correta.

 

Para evitarmos eventuais perdas e termos um processo que garanta uma guarda de documentos eficiente e segura, precisaremos inequivocamente soluções inteligentes e com aprovação de mercado.

 

A Acervo será a sua grande parceira quando o assunto for gerenciamento de informação

 

Quer ficar por dentro e saber quais são as 3 principais consequências para uma empresa que faz guarda de documentos ineficiente. Veja!

1- Perda ou extravio de documentos

O principal motivo pelo qual empresas investem em gestão adequada e eficiente de documentos é a segurança. Toda vez que nos deparamos com sistemas que não suprem a real necessidade da organização no que tange guarda de documentos, incorremos na possibilidade de criar enormes problemas e transtornos a mesma.

Auditorias, fiscalizações, recolhimentos de tributos, participações em licitações, entre outros, exigem necessariamente a juntada de documentos. Caso não os tenhamos organizados e classificados quanto a sua natureza, estaremos suscetíveis a possíveis prejuízos econômicos, financeiros e legais.

2- Aumento de custos e despesas. Perda de competitividade no mercado

Uma consequência de fácil compreensão é o aumento de custos e despesas em função da ineficiência de processos de guarda de documentos. Quando da perda frequente de documento(s), retrabalho por repetir sua criação ou geração e perda de tempo no processo burocrático para recuperá-lo, temos sim, o aumento no custo da atividade ou serviço (e até no produto) e a perda de competitividade no mercado.

Sempre que comparamos sistemas automatizados de guarda de documentos com modelos tradicionais, percebemos nitidamente um custo-benefício maior ao implementá-lo em nossa empresa.

3- Insegurança

Sabemos que toda e qualquer empresa possui um DNA, uma essência, um propósito. Missão, visão e valores fazem parte da sua identidade. Para que essa identidade ganhe destaque e reconhecimento, é necessário que todas as suas ‘engrenagens” [pessoas, processos, procedimentos, marca, etc.] desempenhem papéis alinhados ao seu propósito, aos seus valores.

Portanto, a guarda de documentos e sua segurança definirão os rumos que a empresa vislumbrará em seu ambiente tão disputado e concorrido. A maioria das corporações detém informações confidenciais e sigilosas sobre parceiros, tecnologias e/ou futuros negócios. Qualquer inoperância ou ineficiência nesse processo poderá determinar a ruína da organização.

Vimos como a guarda de documentos é de suma importância para a sobrevivência de empresas que buscam espaço e destaque no mercado. Uma boa estratégia de negócios começa por um bom sistema automatizado de gestão de documentos.

 

Agora, cabe a você gestor, tomar a decisão certa: escolher o melhor sistema de guarda de documentos e tornar sua empresa - a número 1. Venha, converse conosco e conheça as soluções que a Acervo tem para a sua empresa. Queremos ser o seu parceiro de negócios e levar sua empresa ao sucesso!