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2017: agilize processos com a organização de arquivos

30/11/2016

O ano de 2016 foi difícil para o mercado na grande maioria dos segmentos. Com isso, a concorrência pelos clientes certamente será ainda mais acirrada em 2017 e para encarar essa realidade as empresas precisam estar atentas aos seus processos internos para poder render mais e oferecer resultados melhores aos seus clientes.

Uma ótima forma de fazer isso é por meio da organização de arquivos. Ao contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço você libera sua equipe para se dedicar integralmente à natureza do seu negócio, deixando o esforço com a papelada nas mãos de quem tem conhecimento para fazer mais rápido e melhor.

COMO FUNCIONA

A organização de arquivos é um processo complexo e é feita dentro de sua própria empresa. Uma equipe técnica é designada para verificar alguns pontos cruciais para um trabalho efetivo, como:

Planejamento: cuida da divisão por tipo de materiais, especificidade de armazenagem com cada um deles e definição de quem terá acesso a quais documentos, por exemplo. 

Espaço físico: checar o que a empresa tem atualmente disponível, observar adequações físicas e estruturais para otimizar o acesso ao que está guardado.

Verificação do tempo da guarda: separar arquivos entre guarda permanente e guarda temporária, reduzindo volumes e liberando espaço físico.

VANTAGENS

Não são poucas as vantagens que se tem ao contratar o serviço de organização de arquivos. Veja algumas delas:

 - Facilidade para encontrar documentos específicos
 - Economia de tempo e recursos 
 - Evitar a perda de documentos importantes
 - Mais agilidade nos processos internos
 - Melhor entrega ao cliente final

Em um mercado tão disputado todo detalhe faz a diferença. E se o seu processo é mais organizado que o do seu concorrente, você já sai na frente.

Gostou do conteúdo? Talvez você se interesse também por nosso post: ‘Quando devo terceirizar a guarda de documentos da minha empresa’. Uma boa leitura e até a próxima!