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Sistema GED: Conheça os erros mais comuns na hora de implantar essa ferramenta

15/08/2018

 

Contar com o sistema GED em ambientes empresariais está deixando de ser uma opção para se tornar uma necessidade, afinal gerenciar a enorme quantidade de documentos produzidos em organizações, de maneira eficiente e satisfatória, só é possível através de um sistema de gestão eletrônica.

Para se adequar ao novo cenário imposto pelas ferramentas digitais, muitas empresas já vêm adotando o sistema GED como forma de otimizar a gestão documental. Mas para que seu negócio possa tirar o melhor proveito dessa tecnologia é importante criar um planejamento e ter um conhecimento aprofundado de como funciona o sistema GED.

Na teoria, muitos empresários já conhecem os benefícios proporcionados pelo GED mas na hora de implementar essa ferramenta em sua empresa acabam cometendo alguns erros. Para te ajudar a implementar o sistema GED da melhor maneira possível, separamos os  principais erros na hora de implementar essa ferramenta e como evitá-los.

Ausência de planejamento

O sistema GED não é uma ferramenta que se implementa de um dia para o outro. É preciso realizar um estudo prévio de suas principais necessidades e elaborar um planejamento para a gestão eletrônica de documentos. Implementar o GED às pressas, sem o preparo necessário, pode acabar sendo mais prejudicial do que benéfico.

Para que isso não aconteça é importante definir seus objetivos e ter uma visão clara de suas principais necessidades em relação à gestão documental e como o sistema GED pode ajudar a resolvê-las. Tenha em mente a quantidade do acervo documental que será digitalizada e uma visão prévia de como se dará o acesso e gerenciamento desses documentos.

Falta de suporte qualificado

Você pode até conhecer os benefícios do sistema GED, mas sabe como ele funciona exatamente na prática? Essa dúvida é muito comum em empresas que optam pela ferramenta, principalmente empresas fora do segmento de tecnologia e inovação.

Por isso, para que você tenha total conhecimento do GED e possa obter todos os benefícios que ele pode proporcionar, é fundamental contar o suporte da empresa que você contratou. Não foque somente no preço, pois o que é barato pode custar caro lá na frente. Analise o melhor custo-benefício e procure uma empresa que se adeque ao seu modelo de negócio.

Não consultar os funcionários

Como figura máxima de uma empresa, o dono é responsável pelas decisões mais importantes do negócio. O que acontece, muitas vezes, é que essa decisão unilateral pode acabar prejudicando a implantação do GED, já que nem sempre o dono tem total conhecimento de todos os procedimentos internos e das necessidades reais de cada setor.

Em se tratando de sistema GED, como serão os funcionários que irão ter mais contato com essa ferramenta, é importante consultá-los sobre essa decisão. Quando você consegue entender quais são os principais gargalos que o GED pode solucionar, fica muito mais fácil tirar mais proveito dessa ferramenta.

 Falta de treinamento

A falta de treinamento dos colaboradores também é um erro comum quando você decide implantar o sistema GED em sua empresa. Como é uma tecnologia nova, nem todos estão familiarizados com a área e podem ter dificuldades na hora de lidar com ela na prática.

É importante realizar treinamentos com a empresa prestadora do serviço a fim de capacitar seus funcionários, afinal de nada adianta ter uma ferramenta eficaz se você não souber utilizá-la, certo?


 

Na hora de implantar o GED em seu negócio, é preciso contar com uma empresa capacitada e competente para garantir uma excelente experiência e assegurar todos os benefícios que o GED pode proporcionar.

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