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Saiba qual a importância da guarda de documentos para instituições de ensino

05/02/2018

Escolas, universidades e outras instituições de ensino lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos de extrema importância para os alunos e para a própria instituição. São muitos processos burocráticas e normas de segurança que obrigam a armazenagem e preservação de documentos de diversos tipos e gêneros por um longo período de tempo. E é aí que o serviço de guarda de documentos pode atuar como aliado na armazenagem desses arquivos tão importantes. Continua a leitura e entenda por quê! 

O volume de documentos em instituições de ensino só tende a aumentar com o tempo. São contratos de alunos e funcionários, documentos relacionados ao setor administrativo e financeiro, arquivos sobre a história do local, históricos escolares, diários de classe, folhas de pagamento e tantos outros documentos que precisam ser armazenados de forma segura, prática e precisa.

Todos esses documentos acabam ocupando uma ou mais salas, que poderiam ser melhor aproveitadas para outras atividades e, assim, contribuir para aumentar a produtividade da instituição. Além de ocupar espaços desnecessários, é comum se perder em meio a tantos documentos e arquivos, o que pode comprometer sua rápida localização e acesso em casos que necessitem de agilidade. E ainda corre-se o risco de não encontrar um documento de 5 ou 10 anos atrás, por exemplo, prejudicando a instituição ou o aluno que solicitou o documento. 

Mas, com a terceirização da guarda de documentos você evita todos esses problemas. A guarda de documentos é um serviço que permite a organização, arquivamento e conservação de todos os documentos de uma instituição de ensino. Todos os documentos são catalogados e armazenados de maneira segura, evitando a perca ou extravio de informações e garantindo a durabilidade dos documentos, uma vez que o local de armazenagem é protegido contra a ação da umidade, calor, pragas e qualquer outro fator que possa comprometer a legibilidade dos arquivos. 

Confira algumas vantagens de contratar um serviço especializado em guarda de documentos para instituições de ensino:

  • Maior produtividade
  • Redução do tempo para localizar determinado documento 
  • Melhora a satisfação dos alunos, ao possibilitar a rápida localização do documentos solicitados
  • Melhor aproveitamento do espaço físico
  • Conservação da memória institucional


Além de oferecer diversas vantagens, a guarda de documentos se faz necessária para garantir o cumprimento de leis. Duas normas preveem o arquivamento e guarda de documentos: a Portaria MEC nº255, que torna obrigatório o arquivamento de documentos de instituições de ensino, e a Portaria MEC nº 1224, que normatiza a guarda de documentos acadêmicos de instituições  federais de ensino superior.


E aí, viu como a guarda de documentos pode ser benéfica para sua instituição de ensino? Se você está precisando desse serviço, conte conosco! A Acervo está no mercado há mais de 20 anos, realizando o serviço de guarda de documentos com qualidade e sempre pensando na satisfação de nossos clientes. Entre em contato conosco!

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