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Regras para descarte de documentos já digitalizados são aprovadas

29/06/2017

O Projeto de Lei do Senado, (PLS) 146/2007, aprovou regras para o descarte de documentos públicos e privados em papel, classificados como temporários. A matéria, que ainda vai seguir para a Câmara dos Deputados, determina que os documento possam ser destruídos após a digitalização, desde que sejam garantidas a integridade, autenticidade e fidedignidade na transformação do arquivo físico para o digital.

De acordo com  o senador Armando Monteiro (PTB-PE), relator das emendas de Plenário, o projeto trará uma série de benefícios, como a redução de custos, a modernização tecnológica, a redução dos espaço físico destinado para a guarda de documentos, a sustentabilidade, a transparência e a acessibilidade, no caso de documentos públicos. 

Os critérios de digitalização devem ser aplicados à todos os órgãos públicos federais, estaduais e municipais. Ainda constam nessa lista as entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder e também possíveis entidades privadas. 

Uma das principais propostas do projeto é a utilização de certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para assegurar a autoria e fidedignidade dos documentos. Dessa forma, o projeto determina que os documentos digitalizados, bem como as suas reproduções, tenham o mesmo valor dos originais, inclusive na esfera jurídica. 

O armazenamentos digital dos documentos deverá protegê-los do acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Outra regra é a comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, com a identificação da pessoa por nome de usuário e senha.

Já os documentos de valor permanente não poderão ser eliminados, mesmo que já estejam digitalizado. Essa determinação segue a regra aplicada a guarda em geral dos acervos dos órgãos públicos.
Os documentos digitalizados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, lavrando-se o respectivo termo de eliminação.

As condições gerais para a digitalização ainda serão especificadas e detalhadas em regulamento.