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Quais arquivos podem ser descartados após a digitalização de documentos?

17/09/2018

 

A digitalização de documentos já é uma realidade. Com o crescimento exponencial da internet e a inclusão do nosso cotidiano no mundo digital, era apenas uma questão de tempo até que o armazenamento de arquivos passasse por esta migração.

Atualmente, inclusive, muitos documentos já estão sendo desenvolvidos apenas em formatos digitais. As assinaturas são feitas sem papel e caneta e muitos acordos são firmados com a praticidade dos cliques.

Tanto o uso dos documentos digitalizados quanto dos nato-digitais apresentam enorme facilidade e inúmeros benefícios para empresas. Isto inclui desde desocupação de espaços até uso remanejado de mão de obra.

Porém, após feito todo o processo vem a dúvida: posso descartar as cópias físicas dos meus arquivos que foram digitalizados? Infelizmente esta não é uma questão simples de ser resolvida. Cada documento tem um tempo certo de descarte, e a digitalização não elimina a obrigação de guarda do original.

De acordo com a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a microfilmagem é o único método que permite o descarte de documentos físicos após digitalizados.

A microfilmagem é um processo que consiste na reprodução de papéis em microfilmes de alta qualidade, prontos para visualização e reimpressão. Este processo traz mais segurança contra a ação do tempo, minimiza o risco de falsificações e economiza espaço físico. Através de captação fotográfica, o serviço de microfilmagem é feito com a finalidade de armazenar, gerenciar, preservar documentos e possibilitar pesquisas e impressões.

Essa lei deixa claro que os documentos microfilmados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou qualquer outro processo que assegure a desintegração. Os originais só poderão ser eliminados depois de os microfilmes estarem arquivados.

Caso a sua digitalização de documentos tenha sido de outra maneira, contratando o serviço de GED, por exemplo, ou você não queira correr o risco de os destruir completamente após a microfilmagem, uma dica útil é colocar em prática a Tabela de Temporalidade Documental.

A TTD é o instrumento usado para determinação do prazo da obrigatoriedade do armazenamento de cada arquivo. Considerando que alguns documentos precisam ser guardados por mais tempo que outros, uma consulta à tabela esclarece quanto tempo adotar em cada caso.

Abaixo você pode conferir alguns exemplos de documentos, ordenados por quantidade anos, e tirar dúvidas pontuais.

5 anos

Acordo de compensação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);

GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical - Livros, cartão ou fichas de ponto (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (primeiro dia do exercício seguinte).

10 anos

CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho (primeiro dia do exercício seguinte);

GPS - Guia da Previdência Social original (primeiro dia do exercício seguinte);

Recibos de pagamentos de salário, férias e 13º (primeiro dia do exercício seguinte);

20 anos

Histórico clínico (primeiro dia do exercício seguinte);

Registro PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (planejamento anual seguinte).

30 anos

Depósitos do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);

PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário (primeiro dia do exercício seguinte).

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