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Por que sua empresa deveria apostar no GED?

25/07/2018

 

Com o número crescente de documentos no meio empresarial, organizações de diversos segmentos e tamanhos estão percebendo a necessidade de realizar uma gestão documental eficiente para ter um maior controle sobre dados e informações importantes da empresa. Uma das maneiras mais eficazes de realizar essa tarefa é através do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou simplesmente GED.

O GED é uma prática que vem crescendo no Brasil e já movimenta mais de R$1,5 bilhão, segundo pesquisa realizada pela Association for Information and Image Management (AIM). A razão desse crescimento pode ser explicada pelas diversas vantagens que o serviço de GED oferece e pela acelerada expansão do digital em nosso cotidiano.

Para te mostrar que está na hora de a sua empresa apostar nesse serviço, a Acervo preparou este texto para você. Continue a leitura e saiba mais!

Afinal, o que é GED?

De forma resumida, o GED pode ser definido como um conjunto de ferramentas tecnológicas que permitem o gerenciamento de documentos de maneira digital. A tecnologia empregada no GED permite o controle, armazenamento e acesso de documentos de diversos tipos de maneira rápida, fácil e segura.

Quais as vantagens do GED?

Se implementado da maneira correta, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é capaz de proporcionar diversas vantagens para seu negócio. Confira as principais!

Aumento da produtividade

Como o GED permite a localização e o acesso rápido aos documentos da sua empresa, você e seus colaboradores ganham mais tempo para focar em atividades que são realmente importantes para a empresa.

Nada de passar horas procurando um documento e ainda correr o risco de não encontrá-lo. Ao apostar no GED, com apenas alguns cliques é possível localizar o documento que você deseja.

Controle de acesso

Empresas que armazenam os documentos em estantes, armários e gavetas correm o risco de terem dados e informações importantes perdidos ou até mesmo furtados. E sabemos que isso pode trazer diversos prejuízos para o negócio.

Mas com o GED seus documentos ficam armazenados com total segurança e somente quem foi autorizado previamente consegue ter acesso ao documento em questão.

Redução de custos

Esse é um objetivo muito comum no meio empresarial. E com o serviço de GED fica muito mais fácil atingi-lo. Isso porque é possível economizar com custos de impressão, papéis, pastas, salas e móveis para armazenar os documentos.

Com esse serviço, você elimina todos os gastos envolvidos nos processos de uma gestão documental física, já que manter um documento no meio digital é muito mais vantajoso em termos financeiros.

Acesso remoto

Você já precisou de um documento quando estava fora da empresa? Essa é uma situação comum que acaba colocando em cheque a eficácia da gestão documental de diversas empresas e até mesmo criando momentos desagradáveis perante os clientes.

Mas como no GED, os documentos ficam armazenados na nuvem, você não corre esse risco. É possível acessar os arquivos em qualquer dispositivo conectado à internet, permitindo o acesso de qualquer lugar que você esteja.

Quais empresas podem apostar no GED?

Em linhas gerais, o GED pode ser implementado em empresas de pequeno, médio e grande porte dos mais variados segmentos comerciais, sendo mais recomendado para empresas que possuem um grande volume de documentos internos ou que têm dificuldade para realizar a gestão documental.

No entanto, para empresas do ramo de transportes, logística, advocacia, educação e recursos humanos, por exemplo, o GED é uma prática extremamente recomendada, por facilitar e otimizar os processos documentais nesses ramos de atuação.


 

A Acervo é uma empresa de gerenciamento de informação que, em respeito aos seus clientes, trabalha conciliando harmonia e agilidade. Oferecemos atendimento personalizado, buscando soluções que possibilitam, de forma rápida e precisa, agilidade na execução das atividades operacionais e nas tomadas de decisões.

Quer saber mais sobre o serviço de GED? Entre em contato conosco ou solicite um orçamento sem compromisso.