Blog

Minidicionário do arquivamento: entenda os termos mais comuns e alguns desconhecidos

05/05/2017

Toda empresa deve ter um arquivo bem organizado e atualizado.  Os benefícios são um sistema de identificação ágil, segurança das informações e preservação dos documentos, redução de custos com administração e manutenção do acervo, entre outros tantos que só quem tem um arquivamento eficiente reconhece.

---

Alguns termos muito usados no processo de arquivamento são bastante conhecidos pelo público em geral, são eles:
 
# Arquivo central
São todos os arquivos documentados por todos os setores e serviços da empresa. Pode ser chamado também de arquivo geral.

# Classificação
Identificação de todos os documentos por meio de categorias, de acordo com convenções, métodos e procedimentos de aplicação.

# Conversão digital
Transferência de todos os documentos impressos para o formato digital.

# Documento autenticado
Quaisquer documentos reconhecidos como verídicos pela entidade competente.

# Processo
São documentos de um arquivo que se relacionam entre si, tanto por um assunto ou por serem idênticos.

---

Já outros termos são mais aprofundados e somente um especialista da área saberá distinguir do que se trata. Alguns destes termos são:

# Custódia
É a função mais importante do serviço de arquivo. São 3 fases de evolução: fase ativa, fase semiativa e fase inativa, que são classificadas pela frequência da utilização dos documentos, além do tipo de utilização que é realizada com eles.

# Documento apenso
São todos os documentos que seguem em anexo posteriormente a outro. Geralmente contém elementos de prova ou informações da ação/procedimento administrativa e judicial.

# Migração Documental
É o processo de atualizar arquivos digitais para formatos recentes e atualizados, para que assim seja evitado a obsolescência técnica.

# Processo Aberto
São arquivos que ainda não foram concluídos e podem receber novos documentos de uma ação administrativa ou judicial.

# Tipologia Documental
São as categorias que o documento assume de acordo com a atividade que ele gerou. Podem ser: ata, ofício, relatório entre outros.

---

Esclarecido alguns termos, agora é a hora de parar de perder tempo procurando arquivos e mostrar que a sua empresa tem controle sobre tudo, inclusive dos documentos. Conheça nossos serviços e torne o seu trabalho mais ágil e prático. Teremos o maior prazer em ajudá-lo nessa missão que é a organização documental de arquivos. Fale conosco e peça um orçamento.