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GED passo a passo: do arquivo físico ao armazenamento digital

09/05/2017

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é uma tendência que vem conquistando o mercado empresarial cada vez mais, devido a necessidade de armazenagem e compartilhamento de documentos digitais de forma ágil e organizada com os clientes internos e externos.

De modo geral podemos dizer que o GED é a união de tecnologias que permitem uma empresa gerenciar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações de todos os seus documentos de forma prática e ágil digitalmente. Os documentos podem ser de quaisquer formatos: papel, imagem, som, planilhas e etc.
 
Esse tipo de sistema funciona de forma bastante segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa que pode ser acessada em ambiente interno ou externo da empresa.

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Para o funcionamento eficiente do GED é preciso seguir 3 dicas básicas:
 
#1 Contar com um sistema de GED especializado
Basicamente todos os documentos gerados pela empresa irão ser digitalizados, de forma que o software (GED) possibilite o acesso por qualquer meio de comunicação com acesso a internet.
 
#2 Processos internos devidamente alinhados
É preciso que todo o fluxo de documentos esteja pré definido. Com isso, fica mais fácil desenhar e parametrizar os campos do sistema, e dessa maneira aproveitar 100% de todos os benefícios de compartilhamento e ordenação que a ferramenta permite.
 
#3 Propagar o uso do GED
Disseminar a cultura do não uso do papel, já que com a implantação do GED a empresa precisa que seus funcionários se adaptem a façam uso com maestria dessa ferramenta, buscando sempre um ganho na produtividade e fácil acesso aos documentos.

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Tenha você uma empresa pequena, média ou grande, todas podem usar o GED. Nas médias e grandes empresas, o GED pode sofrer transformações que facilitarão o processo, como por exemplo ser dividido em setores de RH, treinamento, marketing e etc.
 
Quer implantar esse tipo de sistema na sua empresa? Então, entre em contato com a Acervo e veja como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode trazer os resultados esperados para melhorar a produtividade do seu negócio.