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Conheça o prazo para guarda de documentos trabalhistas

05/10/2018

 

Empresas de todos os tamanhos geram documentos todos os dias que, eventualmente, se acumulam e formam pilhas e mais pilhas de papel. A guarda de documentos feita dentro da empresa de forma desorganizada traz como consequência uma queda na produtividade, visto que o tempo de trabalho de funcionários é revertido na localização dos arquivos.

Além disso, o método traz riscos que podem representar um enorme prejuízo para a empresa. Exemplos recorrentes são a deterioração natural, a perda de documentos e o roubo de documentos. Os três casos são extremamente graves, especialmente o último. Além da perda causada pelos outros dois, ele propicia o vazamento de informações.

Os documentos trabalhistas estão entre os mais importantes de uma empresa e, portanto, precisam ser bem protegidos. Considerando a relevância, é comum se deparar com algumas dúvidas, como: por quanto tempo eu devo guardar documentos trabalhistas? Todos os documentos precisam ser guardados pelo mesmo período de tempo?

Para acabar com essas dúvidas, trouxemos neste texto uma lista com o prazo para a guarda de documentos trabalhistas. Usando ela como guia, você pode ter certeza que terá os arquivos certos em mãos quando necessário.

 

Acordo de compensação e prorrogação de horas

5 anos

Comprovante de adiantamento salarial

5 anos

Aviso prévio

5 anos

Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)

20 anos após o desligamento

Autorização de descontos

5 anos

Pedido de demissão

5 anos

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados  (CAGED)

5 anos a partir do envio

Contrato de trabalho

Indeterminado

Folha de pagamento

5 anos

Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)

5 anos

Controle de Ponto

5 anos

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

30 anos

Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)

30 anos

Mapa de Avaliação Anual (SESMT)

5 anos

Fichas de registro de empregados

Indeterminado

Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)

20 anos

Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)

20 anos

Recibo de pagamento de salário, férias, e 13º

5 anos

Recibo de pagamento do abono pecuniário

5 anos

Recibo de entrega, relatório impresso ou cópia dos arquivos da RAIS

5 anos

Vale-transporte - recibo e documentos

5 anos

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)

5 anos

Seguro desemprego (comunicação de dispensa e requerimento)  

5 anos

 

É importante ressaltar, no entanto, que mesmo sabendo o prazo para a guarda de documentos trabalhistas, a recomendação é terceirizar a guarda. Contar com uma empresa especializada para cuidar de seus documentos é a melhor opção pois só ela possui o espaço preparado para a preservação dos arquivos, funcionários qualificados e segurança garantida.

A Acervo atua no mercado há 25 anos e é autoridade no assunto. Para guarda física de documentos, entre outros serviços de armazenamento, pode contar com a gente. Estamos disponíveis para responder qualquer dúvida! Entre em contato e solicite um orçamento!