FAQ

Perguntas Frequentes

 

1

Quais os tamanhos das empresas atendidas pela Acervo?

O crescimento das empresas tem como consequência o aumento na emissão de documentos, sejam eles de uso diário ou aqueles com vigência permanente. Sendo assim, atendemos a todas as empresas, sejam elas micros, pequenas ou grandes, com soluções para Gerenciamento das Informações.

 

2

Os serviços prestados podem ser contratados individualmente?

Todos os serviços prestados pela Acervo podem ser contratados individualmente, ou seja, o cliente pode optar somente pelo serviço de Guarda de Documentos sem contratar a Organização dos Documentos/Arquivos.

 

3

Os documentos manipulados por minha empresa não são padronizados. A Acervo digitaliza documentos em formatos e
tamanhos diversos?

Hoje o mercado produz documentos de tamanhos diversos, podemos citar as Plantas com tamanho A0 até recibos com tamanhos A8, porém, para as atividades empresariais, ambos têm valor, por isso a Acervo tem estrutura para atender as demandas de tamanhos e cores diversas.

 

4

Como tenho acesso aos meus documentos após a Acervo ter digitalizado?

Oferecemos inúmeras alternativas, porém a mais completa seria a aquisição do Software Prodimage que fará o gerenciamento de toda a operação.

 

5

Posso digitalizar e eliminar os documentos?

Esta decisão é segmentada. Caso seja sua necessidade eliminar os documentos, sugerimos que seja feito também o Serviço de Microfilmagem, regulamentado pela Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, juntamente com a digitalização. 

 

6

Os serviços prestados pela Acervo podem ser executados na sede do Cliente?

A Acervo tem estrutura de hardware, software e humana para realização dos trabalhos contratados na sede do cliente. 

 

7

Quando contratar o serviço de Guarda e precisar ter acesso ao documento, qual o procedimento?

Além das vantagens já conhecidas deste serviço, o seu tempo de resposta é imediato. Caso necessite do Original, nosso departamento de logística lhe entrega no máximo no período posterior a sua solicitação.

 

8

Não consigo localizar os documentos arquivados em minha empresa. A Acervo tem a solução?

Para estes casos a Acervo presta os serviços de organização e identificação dos documentos. A Acervo conta com uma equipe treinada e gerenciada por um Bibliotecário. 

 

9

Qual o prazo de validade dos documentos?

Os documentos oficiais têm os seus prazos já pré-determinados, porém os documentos emitidos diariamente exigem análises especificas. Para isso a Acervo além de organizar os documentos, pode elaborar também a Tabela de Temporalidade Documental %u2013 TTD.

 

10

Qual o processo de Eliminação dos documentos, depois de vencidos seus prazos?

Os prazos de validade dos documentos são determinados pelos órgãos governamentais e pelas empresas emitentes. Com isso a Acervo não elimina documentos.

 

11

Meu Scanner estragou, a Acervo faz manutenção multimarca?

Além da Acervo representar as Marcas CANON e EPSON, ela é especialista e treinada para manutenção dos Scanners de Produção.

 

13

Como é cobrada a guarda física de documentos?

O serviço de guarda física de documentos é cobrado mensalmente por volume arquivado. Os documentos devem estar armazenados em caixas padrão arquivo para serem arquivados e a cobrança se dá pelo volume destas.

 

 

14

O cliente é obrigado a adquirir as caixas padrão arquivo com a ACERVO?

O cliente pode e deve aproveitar as suas caixas, salvo as que tenham que ser substituídas por falta de condições de uso. Neste caso o cliente pode optar em adquirir as caixas com um fornecedor de sua escolha e entregá-las à ACERVO, ou adquirir as caixas com a própria ACERVO.

 

15

Há um número mínimo de caixas para poder usufruir do serviço?

Não há número mínimo de caixas para se usufruir do serviço de guarda desde que o cliente e a ACERVO acordem a forma e a periodicidade de faturamento.

 

16

Como são realizadas as pesquisas nos documentos arquivados na ACERVO?

O cliente pode solicitar à ACERVO as caixas de documentos que tiver necessidade através de um e-mail disponibilizado para as pesquisas. Enviando o e-mail pela manhã, no período da tarde as caixas serão entregues em seu escritório pela equipe de logística da ACERVO. Caso haja a necessidade o cliente pode optar pela pesquisa documental e receber o documento específico de sua necessidade em seu escritório ou digitalizado em sua caixa de e-mails.

 

17

Todos os documentos arquivados na ACERVO são digitalizados?

Não. Os documentos ficam arquivados em um ambiente propício para tal, cercado de todos os cuidados e exigências de um arquivamento seguro. Somente quando o cliente necessita do documento, ele é localizado, digitalizado e enviado por e-mail.

 

18

Com os documentos digitalizados é possível descartar os originais?

Não. A digitalização ainda não possui validade jurídica. Para tanto o cliente pode optar pela microfilmagem.

 

19

Quais as principais vantagens da digitalização?

A digitalização traz vantagens como a economia de tempo, a economia de mão-de-obra, a agilidade na resposta a seus clientes, a agilidade nos processos, etc.

 

20

Onde ficam salvos os documentos digitalizados?

Os documentos digitalizados pela ACERVO são salvas no próprio servidor do cliente. E são criados back-ups em mídia para garantir a segurança das informações.

 

21

O que é GED?

 

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se do conjunto de procedimentos e softwares voltados para a organização das informações de sua empresa.

 

22

Quais as principais vantagens de se ter um software de GED?

Tendo instalado um software de GED o cliente poderá usufruir das vantagens de se ter os documentos muito mais rapidamente a seu dispor. Gerenciando eletronicamente seus arquivos e criando fluxos de documentos de sua empresa, acaba a necessidade de se recorrer aos arquivos físicos.